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Cloud-Strategie des Bistums

Das Bistum Trier wird bis Ende November 2022 in die Cloud-Welt von Microsoft 365 einsteigen. Dabei werden sowohl das bisherige E-Mail-System Kopano, als auch die 2019 eingeführt Cloud-Lösung von Google (GWS) abgelöst.


M365 für die digitale Transformation

Darum geht das Bistum Trier in die Microsoft-Cloud

Der Wechsel zur Cloud-basierten Arbeitsweise war ein wichtiger Schritt in Richtung moderner Arbeitsplatz, Digitalisierung der zentralen und dezentralen Verwaltung sowie verstärkter Kollaboration. Seit der Einführung von GWS im Bistum 2019 sind verschiedene Aspekte hinzugekommen, die dafür gesorgt haben, einen Produktwechsel vorzunehmen: Microsoft 365 hat sich zwischenzeitlich zum Standard für Cloud und Kollaboration entwickelt.

  1. Mit dem Umstieg auf Microsoft 365 können bisherige Doppelstrukturen abgebaut werden.
  2. Die Kompatibilität beim Dokumentenaustausch mit externen Stellen ist zwischen Google und Microsoft herausfordernd. Da die Verbreitung von Microsoft-Produkten bei Partnereinrichtungen und Geschäftspartnern des Bistums wesentlich größer ist, verbessert sich die Kompatibilität.
  3. Der Wechsel ist jetzt notwendig, u.a. damit die Pastoralen Räumen, die Anfang 2023 ihre Arbeit aufnehmen, möglichst frühzeitig auf der neuen Cloud-Plattform arbeiten können.
  4. Insellösungen sollen überwunden werden. Einheitliche IT-Systeme bringen Synergien und Einsparpotenziale, die wir sukzessive heben wollen.
  • Auftraggeber des Projektes Switch

    Auftraggeber des Projektes zur Weiterentwicklung der Bistumscloud ist Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg. Er war die treibende Kraft bei den ersten Schritten hin zur cloudbasierten Arbeit im Bistum, dem durch die Corona-Pandemie beschleunigten Umstieg zu einem digitalen Arbeiten. Und er ist die treibende Kraft beim Umstieg auf Microsoft M365.

  • Projektteam Switch

    Die operative Steuerung des Umstieg in die Cloudwelt von Microsoft M365 liegt bei einer Projektgruppe, die von Generalvikar Dr. Ulrich von Plettenberg eingesetzt wurde. Die Gruppe trifft sich regelmäßig alle zwei Wochen. Einzelne Themen werden in Teilprojektgruppen umgesetzt.

    Der Projektgruppe gehören an:

    • Matthias Schneider (CDO, strategische Projektleiter)
    • Federico Veit (Appshere, operative Projektleitung)
    • Frank Kilian (Organisationsentwicklung)
    • Ralf Schares (Leiter Abteilung Informationssysteme), Stefan Eraßme und Nico Strunk (Abteilung Informationssysteme)
    • Sarah Engels (Pastoraler Raum Völklingen), Guido Goliasch (Pastoraler Raum Koblenz), Dennis Nathem  (Pastoraler Raum Trier)
    • Thorsten Hoffmann und Nicole Simons (Personalentwicklung)
    • Stefan Schneider (Kommunikation)
    • Ursula Eiden und Christoph Vogelgesang (Datenschutz)
    • Horst Gottlob und Michael Berger (Mitarbeitervertretung)
  • Externe Partner für die Umsetzung Switch

    Das Bistum Trier hat sich mit der Appshere AG aus Ettlingen einen erfahrenen Partner für den Wechsel auf M365 mit ins Boot genommen, der über Erfahrung mit vergleichbaren Transformationsprojekten in kirchlichen Organisationen verfügt. Der Fokus des Dienstleisters liegt neben der technischen Konfiguration und Umsetzung unter anderem auf der Gestaltung eines Change-Management, der Implementierung und Betreuung neuer Technologien.

Immer aktuell: update_M365

  • Das passiert bei der Migration zu M365  Switch

    1. Schritt: Die Nutzerin oder der Nutzer erhält drei bis vier Wochen vor der Umstellung auf M365 eine Mail mit dem persönlichen Migrationsdatum und der Bitte, sich für eine Schulung anzumelden (inkl. Link zur Anmeldung). In dieser Mail findet man alle wichtigen Informationen rund um die anstehende Migration und die Schulung. 
    2. Schritt: Man erledigt die Aufgaben aus der Mail.
    3. Schritt: Man wird geschult und erhält ein Teilnahme-Zertifikat per Mail.
    4. Schritt: Man wird zum Umstellungsdatum auf M365 umgestellt.
    5. Schritt: Man erhalten eine weitere Mail mit dem Hinweis, dass in zwei Wochen das alte GWS-Konto geschlossen werden wird (für Outlook/Kopano-Nutzende gelten andere Fristen). Daher prüfen: Sind wirklich alle Daten vorhanden? Falls etwas fehlt, melde man sich bitte umgehend bei der Projektleitung.
    6. Schritt: Nach erfolgreicher Datenmigration und Umstellung schließen wir das alte Konto.
    7. Schritt: Die Migration ist abgeschlossen.  
  • Fragen und Antworten (30.11.2022) Switch

    Werden Funktionsmailadressen (FuPo) als separates Mail-Postfach in Outlook angezeigt werden?
    Ja. In der Outlook-Desktop App erfolgt dies automatisch, nachdem ein Administrator die Zugriffsrechte auf das FuPo zugewiesen hat. Im Web und in der mobilen App (iOS/Android) muss man dies selbst hinzufügen. Dazu bestehen bereits kleine Anleitungen, die passend zur Migration bereitgestellt werden, so dass Sie diese Einrichtung ohne größere Probleme selbst durchführen können.  

    Es gibt Menschen, die neben ihrer personalisierten E-Mail auch Funktionsmails haben. Bei Google konnte man auf dem Handy nur den Eingang von einer der Mail-Adressen sehen. Das war unbefriedigend, weil man nicht dauernd am Rechner war, um die unterschiedlichen Accounts im Blick zu haben. Ist es mit M365 auf dem Handy möglich, über Mails von allen Accounts informiert zu werden?
    In M365 gibt es die Möglichkeit FuPos auf dem Smartphone oder Tablet über die Outlook App einzubinden. Dazu gibt es bereits eine kleine Anleitung, so dass Sie dies ohne größere Probleme selbst einrichten können. Hierbei muss lediglich berücksichtigt werden, dass Sie zuvor die Zugriffsrechte auf das FuPo haben müssen.  

    Lassen sich die Offlineanwendungen von M365 auch auf einem schon vorhandenen PC/Laptops installieren, privat oder auf Rechner der Pfarrei? Oder ist dort dann nur cloudbasiertes Arbeiten möglich?
    Aus Sicherheitsgründen ist die Nutzung privater Endgeräte, bzw. von Endgeräten, die nicht durch das Bistum Trier verwaltetet, werden, eingeschränkt. Die Windows/Mac Desktop-Apps stehen ausschließlich auf den Bistums-Notebooks zur Verfügung. Auf Android und iOS-Geräten stehen die jeweiligen mobilen Apps zur Verfügung, die Nutzung auf privaten mobilen Endgeräten ist dabei komplett freiwillig. Auf allen anderen Endgeräten (z.B. private Windows-Notebooks, private MacBooks) ist die Nutzung von M365 mithilfe der Web-Apps möglich.  

    Wann ist die Anbindung der Pfarreien an M365 geplant? Oder haben die Pfarreien ihrerseits die Möglichkeit, eine Lizenz zu erwerben? Hintergrund: Eine gemeinsame Arbeitsumgebung für den Pastoralen Raum und die dazugehörigen Pfarreien wäre ein wichtiger Motivator und Ermöglicher für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
    Die Pastoralen Räumen werden im Rahmen der Migration mit umgestellt. Ein genauer Zeitpunkt wird rechtzeitig in den Wochen vor der Migration mitgeteilt. Wie oben unter „Wie geht es jetzt weiter mit der Migration“ beschrieben.  

    Bleibt mir, da ich in SAP arbeiten muss, ein VDI-Bildschirm? Wenn nicht, ist es möglich, mir eine Docking-Station für das Laptop zur Verfügung zu stellen? 
    Die neuen Bildschirme funktionieren gleichzeitig als USB-C-Dockingstation. Zudem ist auf den Laptops eine VDI-Desktop App installiert. Sie können also auch in Zukunft die VDI über die neuen Laptops nutzen.  

    Wird es ein Archiv in Outlook geben? Oder wie sieht es mit dem Speicher aus? 
    In M365 gibt es ein Archiv, das Mails, die älter als zwei Jahre sind, automatisch archiviert („In-Situ-Archiv-IhrName“). Der Speicherplatz pro Nutzer beträgt bis zu einem Terabyte. Es gibt also keine technische Notwendigkeit Dateien zu löschen. Dennoch sollten Sie nur behalten, was Sie benötigen: Hier hilft das zugehörige Konzept der Stabsstelle Datenschutz im Intranet des Bistums hinsichtlich Aufbewahrungs- und Löschthemen: Allgemeines Konzept zur Löschung von Daten des Bistums Trier 

    Mehrere Nutzer können im M365 gleichzeitig in einer Datei arbeiten. Ist die Bearbeitung der Datei direkt sichtbar? Kann man sehen, wer die Datei aktuell am Bearbeiten ist?
    Es gibt in M365 die Möglichkeit, zu mehreren gemeinsam an Dateien zu arbeiten, man sieht oben rechts, wer gerade an der Datei arbeitet. Die Bearbeitung wird sofort sichtbar, zumindest bei einer stabilen Internetleitung. Die Beiträge jedes einzelnen sind identifizierbar und über den Verlauf nachvollziehbar.  

    Wird es in der Webversion von Outlook die Möglichkeit geben, die Farben an die eigenen Sehbedürfnisse anzupassen? Bisher sind alle Designoptionen deaktiviert.
    Es gibt in M365-Webversion die Möglichkeit den Nachtmodus und den Kontrastmodus auszuwählen, weitere Designoptionen stehen nicht zur Verfügung. Über die Tastenkombination Steuerung-„+“ (STRG und +) und Steuerung-„-“ (STRG und –) können Sie die Ansicht vergrößern und verkleinern.  

    Kann ich auch arbeiten, ohne meinen Fingerabdruck oder meine Gesichtserkennung einzusetzen?
    Ja. Das Arbeiten mit M 365 funktioniert auch mit der PIN und ohne Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Dies bedeutet keinerlei Funktionseinschränkungen für Sie. Wer die Möglichkeit der Identifikation mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung bevorzugt, der kann sich auch auf freiwilliger Basis dafür entscheiden. Fragen und Antworten im Zusammenhang mit der Verarbeitung von biometrischen Daten auf Ihrem neuen Notebook finden Sie zeitnahe in einem FAQ, an dem wir arbeiten. Sollten Sie schon jetzt Fragen dazu haben, dann können Sie sich gerne an die Kolleginnen und Kollegen der Stabstelle Datenschutz wenden. 

  • Video: Anmeldungen zur Basisschulung M365 Switch

  • Digitale Kaffeepause ab Januar mit Teams  Switch

    Die "digitale Kaffeepause" im Bistum Trier ist ein „Kind“ der Corona-Pandemie. Da echte Kaffeepausen nicht möglich waren, haben wir uns digital getroffen: An jedem Donnerstag, von 10 bis 10.15 Uhr, immer mit einem Gast. Mal unterhalten wir uns mit Kolleg*innen, mal mit Prominenten. Und jede*r Kolleg*in kann zusehen, Fragen stellen – und einen Kaffee trinken. 

    Bisher haben wir diese Kaffeepause mit GoogleMeet angeboten. Jetzt, wo uns Microsoft Teams zur Verfügung steht, werden wir dieses neue System nutzen. Wieder gilt, alle Mitarbeitenden sind herzlich eingeladen. Schauen Sie vorbei (gerne auch mit Tee...)! 

    Die erste digitale Kaffeepause mit Teams ist am 5. Januar 2023, 10 bis 10.15 Uhr

    Microsoft Teams-Besprechung „Digitale Kaffeepause im Bistum Trier“ 

  • Fragen und Antworten (3.11.2022) Switch

    Was passiert mit Formularen und Vorlagen, die ich in Google angelegt habe, z.B. Umfragen, Rückmeldeformular zu Schulungen etc.? Werden diese unbrauchbar? Gibt es ein solches Werkzeug auch in M365?
    Es gibt in M365 eine App für Umfragen und Formulare für jeden denkbaren Anwendungsfall: M365 Forms. Ihren ersten Kontakt damit werden Sie haben, sobald Sie eine M365-Schulung besucht haben. Denn wir nutzen diese App, um Ihr freiwilliges Feedback strukturiert und auswertbar zu erfassen. Leider lassen sich bestehende Umfragen aus der Google App nicht migrieren, diese müssen Sie also in Eigenregie mit der M365 Forms nachbauen.  

    Was ist, wenn ich schon ein privates M365-Konto habe?
    Der Dienstgeber interessiert sich natürlich nicht dafür, wie Sie privat im Internet arbeiten. Klar ist aber auch, wenn Sie dienstlich im Internet unterwegs sind, dann ist nur in der Bistums Cloud der geschützte Bereich des Bistums Trier – mit allen Regeln des Datenschutzes, die dazu gehören. Sie betreten das virtuelle ‘Betriebsgelände’ des Bistums und dort gelten zum einen die Regel, aber auch der Schutz des Bistums. Ihr privates M365-Konto ist hiervon unberührt.  

    Was passiert mit den Laufwerken des Bistums?
    Die Netzlaufwerke sind vom aktuellen Migrationsprojekt nicht betroffen. Die entsprechenden Inhalte können von den Nutzer*innen aber auf OneDrive (sofern es sich um persönliche Daten handelt) oder in die entsprechenden Teamsräume (für Daten aus Abteilungen, Teams, Projekten, Gruppen…) überführt werden. Das geht z.B. : 

    1. im Browser: OneDrive ansteuern > zu verschiebende/kopierende Dateien auswählen > Klick auf die drei Punkte > Verschieben nach bzw. Kopieren nach > im Popup-Fenster das Teams-Team und den betreffenden Kanal auswählen.
    2. Sobald wir die dienstlichen Endgeräte haben, ist OneDrive auch im Explorer abzurufen > dann geht das Ganze noch schneller per Drag & Drop (Markieren/Anpacken > Verschieben). 

     

    Wie kann unsere Abteilung Unterstützung bei der Umstellung anfordern?
    Wir können in einigen Dingen rund um die Migration helfen und auch in der Planung der Umsetzung beraten. Stellen Sie Ihre Fragen gerne per Mail.

    Was passiert mit geteilten Kalendern, Ablagen, Postfächern und Co.? 
    Alle geteilten Ressourcen (Kalendern, Ablagen, Postfächern) werden von uns umgezogen. Hierfür benötigen wir allerdings Ihre Unterstützung, wenn die Migration für Ihren Bereich ansteht. Denn wir wissen oft nicht, mit wem Sie die geteilten Ressourcen zusammen nutzen. Dazu erhalten Sie aber eine Mail von uns mit der Bitte, mitzuteilen, welche Ihrer geteilten Ressourcen wie umgezogen werden müssen.

    Gehen bei der Migration die Labels aus GMail verloren?
    Nein, die Labels werden migriert und werden als Ordner innerhalb von Outlook abgebildet. Wenn eine Mail mehreren Labels zugeordnet ist, wird diese bei der Migration dupliziert und in die Zielordner einsortiert.  

    Es ist stets die Rede von Umstellung Google auf M365. Viele Kolleg*innen waren gar nicht umgestellt. Was gilt für diese?
    Die Umstellung betrifft alle Mitarbeiter*innen, die bisher entweder Google Workspace (GWS) nutzen oder - und das sind die Kolleg*innen, die bisher nicht auf GWS umgestellt wurden - Outlook(alt)/Kopano über einen VDI-Arbeitsplatz einsetzen. 

    Gibt es neue Antragsformulare für das Einrichten einer Bistumsmail bzw. dann zu M365? Wie gelangt man an diese neuen Formulare?
    Alle „Bestandskunden“, die aktuell GWS oder Kopano/Outlook nutzen, werden nach M365 überführt, ohne dass es eines Antrags bedarf. Änderungen an Dienstvereinbarungen oder Nutzungsbedingungen für die IT-Systeme des Bistums inkl. etwaige Änderungen an Formularen und Prozessen werden über die etablierten Kanäle und Wege mitgeteilt. 

    Die Umstellung kommt zum Jahreswechsel. Viele Kolleg*innen sind mit Fusionen von Kirchengemeinden beschäftigt. Allerhand ist umzustellen bzw. einzurichten. Wie wird das berücksichtigt?
    Das Projektteam hat mehrere Ziele/Aufträge: Es soll möglichst schnell alle Nutzer*innen von Google Workspace und Kopano/Outlook auf M365 umzustellen, damit die doppelten Lizenzkosten (GWS und M365) möglichst gering bleiben, das ‘Betriebssicherheitsrisiko’ Kopano überwunden wird und eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit im Bistum entsteht. Das erfolgt quer zu anderen Transformationen (Fusionen, Synodenumsetzung etc.) und ist Voraussetzung dafür, dass möglichst schnell eine einheitliche Arbeitsgrundlage besteht und die genannten Arbeiten unterstützt werden. Daher kann nicht z.B. auf den Abschluss der Fusionen gewartet werden. Dies gilt umso mehr, als die Fusionen ein Neubeginn sind, der möglichst schon in der neuen Arbeitsumgebung ermöglicht werden soll. 

    Was passiert mit meinen in Google erstellten Präsentationen (für Schulungen), können diese auch in M365 weiter genutzt werden oder sind sie dort unbrauchbar?
    Die Dokumente aus Google Workspace (inkl. auch der Präsentationen) werden nach M365 migriert und ins PowerPoint-Format konvertiert. Es kann notwendig sein, im Nachgang zu kontrollieren, ob alles funktioniert hat, da Google und Microsoft z.T. unterschiedliche Funktionen verwenden, oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. 

    Hat M365 auch ein solches Werkzeug zur Erstellung von (Powerpoint)-Präsentationen zum Einsatz z.B. für Schulungszwecke?
    Zunächst muss man unterscheiden zwischen Microsoft 365 (= M365) und Office 365. Beides kommt von der Firma Microsoft, aber bei Office haben Sie „nur“ die Anwendungen, also das, was der Nutzer vordergründig sieht (Word, Excel, Outlook, etc.), während bei M365 zusätzlich noch weitere Cloud-Angebote, Sicherheitsvorkehrungen sowie Betriebssystemlizenzen für Windows hinzukommen. M365 besteht also aus Windows, den Office-Anwendungen und Management-/ Sicherheitswerkzeugen. In den Office-Komponenten ist selbstverständlich auch PowerPoint enthalten. 

  • Information zum Datenschutz durch die Stabsstelle Datenschutz Switch

    Der Einsatz einer Cloud-Lösung birgt – unabhängig vom konkreten Hersteller und Produkt – stets Herausforderungen und Fragen hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten. Besonderes Augenmerk wird bei der Umstellung auf M365 daher auf die Einhaltung des Datenschutzes gelegt.

    Für den Login bedeutet das beispielsweise, dass der Zugang mit einer Multifaktor-Authentifizierung abgesichert wird. Haben Sie ein datenschutzrechtliches Problem, eine Frage oder ein Anliegen? Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll an Bischöfliches Generalvikariat
    Stabsstelle Betrieblicher Datenschutz, Mustorstraße 2, 54290 Trier, Tel.: 0651 7105-0 datenschutz(at)bgv-trier.de

    Die Projektleitung führt zusammen mit der Stabsstelle Datenschutz, der Appsphere AG und einem weiteren Dienstleister sowie in Zusammenarbeit mit dem Bistum Limburg u.a. eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durch. Hierbei geht es um die Ermittlung der tatsächlichen Risiken in der Verarbeitung personenbezogener Daten, den Einsatz von entsprechenden Maßnahmen, welche die Risiken minimieren oder eliminieren können, sowie einer umfassenden Analyse dazu. In der Folge werden – zusätzlich zu den ohnehin bereits umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen – weitere technische Maßnahmen (z.B. an Einstellungen) und organisatorische Maßnahmen (z.B. durch angepasste Nutzungsbedingungen) geprüft.

  • Piloten – Pioniere – Einstieg in M365 - Ein Interview mit einer Pilotin Switch

    “Pilotin sein”, das hört sich wichtig, aber auch ein bisschen gefährlich an. Schließlich gehört man zu den Ersten. Wir haben eine Pilotin interviewt, zu dem, was da jetzt mit der Umstellung auf M365 auf Mitarbeitende zukommt:

    Die meisten von uns sind mit Microsoft aufgewachsen, dann kam plötzlich Google und jetzt wieder Microsoft. Was hat Sie am meisten überrascht, als Sie jetzt wieder Word oder Excel oder Outlook gegenübersaßen?

    "Überrascht bin ich nicht wirklich – wir wussten, dass wir umgestellt werden; von daher ist man auf etwas Neues eingestellt. Man muss sich wieder an ein anderes ‚Look and Feel‘ gewöhnen. Es bedeutet, dass man am Anfang unter Umständen etwas mehr Zeit braucht, um eine Funktion zu finden. Auf der anderen Seite sind es Anwendungen wie Word und Excel, die man schon seit langem kennt. Derzeit steht uns nur die Webvariante zur Verfügung, welche gewisse Funktionen nicht beinhaltet. Bald sollen jedoch dienstliche Endgeräte bereitgestellt werden, die den Zugriff auf alle Funktionen ermöglichen.

    Als Pilot*in ist es unsere Aufgabe, dass wir die Neuerungen testen, um allen Mitarbeitenden den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, sodass die Umstellung möglichst reibungslos durchgeführt werden kann."

    Gibt es etwas, was Sie aus der Google-Welt vermissen werden?

    "Man hat sich an Google Workspace gewöhnt und nutzt dies im täglich Büroalltag. Ich persönlich finde die telefonische Einwahl sehr hilfreich, gerade wenn man kein Chromebook besitzt und sich in einen Termin von der Arbeit aus einwählen möchte. Aber dafür gibt es auch eine Lösung aus der M365-Welt in Teams."

    Bei M365 geht es ja um mehr als Schreiben und Tabellenkalkulation. Das Stichwort dahinter ist ja Kollaboration, also Zusammenarbeit. Wie hilft Ihnen das in Ihrer Arbeit?

    "Das Thema Kollaboration finde ich sehr wichtig. Gerade in einer immer schnelleren Arbeitswelt mit vielen Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Hier können uns die verschiedenen Werkzeuge uns helfen, unsere Abläufe zu optimieren und besser zusammenzuarbeiten. Dies ist mit Teams und den verschiedenen Werkzeugen von M365 sehr gut möglich. Zudem gewinnen wir bei der Zusammenarbeit mit Externen Vorteile, da Kompatibilitäts- und Formatierungsprobleme beim Wechsel zwischen Microsoft Office und Google wegfallen

    Voraussetzung ist jedoch, dass wir uns auf einen einheitlichen und sinnvollen gemeinsamen Umgang für Kommunikation und die Arbeitsabläufe einigen. Zudem müssen sowohl die Möglichkeiten als auch die Abhängigkeiten der verschiedenen Werkzeuge untereinander und die damit verbundenen Chancen aufgezeigt werden."

    Aus den ersten Rückmeldungen zu den Schulungen und den ersten Umstellungen - was nehmen Sie dabei mit?

    "Wir hatten einen Schulungsplan, der mit den Erkenntnissen aus den ersten Schulungen und Umstellungen angepasst wird und sich damit iterativ an den Bedürfnissen und Fragen unserer Piloten orientiert. Dazu möchte ich mich herzlich bei den vielen Piloten bedanken, die gerade als Pioniere Stolpersteine aus dem Weg räumen, damit auf diesem alle anderen Mitarbeiter*innen einfacher folgen können. Einen weiteren Dank möchte ich den Tutoren aussprechen, welche uns allen mit Rat und Tat freiwillig zur Verfügung stehen. Wir haben hier ebenfalls einen hohen Wissendurst erlebt. In den nächsten Wochen werden viele Informationen ausgetauscht und ich freue mich, wenn Tutor*in uns Wissen auch in Schulungen zur Verfügung stellen.

    Die Basisschulung gibt erst einmal einen kleinen Einblick über den neuen Werkzeugkasten, der uns mit M365 zur Verfügung steht. Wir werden in der Praxis erleben, welche Funktionalitäten wir noch benötigen und welche Fragen sich zur Bedienung stellen. Wer über die Schulungen hinaus Fragen hat, kann diese anonym stellen. Das stellen wir u.a. in einer FAQ-Liste auf Cloud.bistum-trier.de zur Verfügung.

    Zukünftig werden wir das Wissen auch in Sprechstunden, vertieften Schulungen verbreiten, um allen die Möglichkeit zu geben, sich intensiv mit den neuen Werkzeugen vertraut zu machen."

  • Wird M365 auch mobil zur Verfügung stehen, auch auf dem Diensthandy? Switch

    Ja. Dienstliche mobile Endgeräte werden aktuell über das sogenannte Mobile Device Management (MDM) von Google GWS verwaltet. Das wechselt zum MDM von M365. Damit werden alle Office-Apps und die Daten aus der Bistumscloud auch auf den Endgeräten verfügbar sein.

    Für private mobile Endgeräte, die nicht wie dienstliche Endgeräte über das MDM des Bistums verwaltet werden, gibt M365 die Möglichkeit die Anwendungen zu reglementieren (Mobile Application Management, MAM). Sie können dann mit einem privaten mobilen Endgerät auch die Office Apps von M365 nutzen, allerdings mit den aus Datenschutz- und Informationssicherheitsgründen notwendigen Einschränkungen.

  • Sind meine Daten in einer Cloud sicher? Switch

    Grundsätzlich kann kein Produkt, unabhängig vom Dienstleister, einen hundertprozentigen Schutz der Daten gewährleisten. Dies gilt ebenso für Systeme, die auf eigenen Servern bereitgestellt werden. Wir werden versuchen den bestmöglichen Datenschutz und die größtmögliche Informationssicherheit sicherzustellen. Aus diesem Grund begleiten bspw. auch die Stabsstelle Datenschutz sowie Mitglieder der Mitarbeitervertretung das M365-Projekt seit Beginn an. Zudem kooperieren wir mit einem externen Dienstleister, der Schwinge GmbH, im Bereich des Datenschutzes, um den bestmöglichen Schutz zu gewährleisten.

  • Beim Umzug von Google Workspace nach M365: Werden alle Daten, Kontakte und Gruppen mit umgezogen? Was muss ich im Vorfeld vorbereiten? Switch

    Die Mails, Dokumente, Kontakte, Gruppen werden mit umgezogen. Auch die Kalender ziehen um. Mails bleiben erhalten und werden nach M365, also nach Outlook, migriert. Die Labels aus GMail werden in Ordner und Unterordner umgesetzt. Mails, die mit mehreren Labels versehen wurden, werden in Outlook dann die verschiedenen Zielordner oder Unterordner kopiert und einsortiert.

    Ein "Frühjahrsputz" vor der Migration ist bestimmt hilfreich. Wenn man alte Daten, die man nicht mehr benötigt, löscht, startet man mit einer aufgeräumten M365-Umgebung. Um im Bild zu bleiben: Die Umzugshelfer*innen werden nur das einpacken, was Sie auch in der neuen "Wohnung" noch haben wollen. Ein solches Aufräumen ist allerdings nicht unbedingt erforderlich. Über Daten, die beim Umzug nicht automatisch migriert werden können, erhalten Sie ein Protokoll und bei Bedarf Hilfe für den Umzug.

  • Was ist M365? ... und was nicht? Switch

    Was ist M365? Zunächst muss man unterscheiden zwischen Microsoft 365 (= M365) und Office 365. Beides kommt von der Firma Microsoft, aber bei Office haben Sie “nur” die Anwendungen, also das, was der Nutzer vordergründig sieht (Word, Excel, Outlook, etc.), während bei M365 noch weitere Cloud-Angebote, Sicherheitsvorkehrungen sowie Betriebssystemlizenzen für Windows hinzukommen. Bei M365 gibt es verschiedene Optionen der Nutzung: einmal über die installierten Programme (Desktopanwendungen bzw. Mobile Apps für Android/iOS). Sie arbeiten dann mit der Cloud, können die Anwendungen aber auch offline nutzen. Eine weitere Nutzungsoption funktioniert nur online mit einem Browser. Als Nutzer sieht man diesen Unterschied im Moment noch, weil die unterschiedlichen Versionen noch unterschiedliche Funktionen haben. Das soll aber angeglichen werden.

  • Umzug zum M365: Das große „Warum?“ das große „Wie?“ und das große „Wann?“ Switch

    Das Bistum ist mit dem Wechsel zur Cloud-basierten Arbeitsweise mit der Google GWS einen wichtigen Schritt in Richtung moderner Arbeitsplatz, Digitalisierung der zentralen und dezentralen Verwaltung sowie verstärkter Kollaboration gegangen. So war es möglich, zu Beginn der Corona-Pandemie schnell zu reagieren, Homeoffice und Videokonferenzen zu ermöglichen und dank Cloud und Kollaboration den Betrieb aufrecht zu erhalten. Daran wird mit dem Wechsel zu Microsoft M365 angeknüpft und diese Strategie fortgesetzt. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern verbindet als Begriff verschiedene Werkzeuge, Abläufe und Einstellungen, die unsere Arbeit vereinfachen sollen.  

    Der englische Begriff „Cloud“, zu Deutsch „Wolke“, steht sinnbildlich für die Möglichkeit Daten an einem zentralen Ort abzuspeichern und dort auch für andere Personen zugänglich zu machen. Das ermöglicht wiederum mehreren Personen gleichzeitig auf die Dateien zuzugreifen und sie zu bearbeiten, also zu kollaborieren. Der ortsungebundene Zugriff auf alle in der Cloud verfügbaren Dateien bildet die Grundlage für moderne Arbeitsplätze und Digitalisierung – etwa auch für das Mobile Arbeiten. Gleichzeitig können alle Mitarbeiter*innen auf die jeweils aktuellen Dateien zugreifen und diese zeitgleich und ohne Streuverluste bearbeiten. 

    Ein Vorteil von Microsoft gegenüber Google ist die Nutzerakzeptanz. Jede und jeder hat schon mit Microsoft-Produkten gearbeitet. Weil auch die meisten Unternehmen und Partnerorganisationen des Bistums mit Microsoft arbeiten, wird es einfacher, gemeinsam Dateien auszutauschen und zu bearbeiten. Tatsächlich hat sich der Markt für Cloud-Anbieter seit der Einführung von Google Workspace auch deutlich verändert. Microsoft hat sich zum Industriestandard für Cloud und Kollaboration entwickelt. Dementsprechend groß ist die Menge an Dienstleistern und anschlussfähigen Produkten und Services, auf die im Bedarfsfall zurückgegriffen werden kann.  

    Im Moment arbeiten viele bereits mit Google Workspace. Ihre Daten befinden sich in der Cloud von Google. Diese werden mit einer „Datenmigration“ in die Microsoft-Cloud von M365 umgezogen. Einige, wenige Kolleg*innen arbeitet noch mit Kopano. In diesem Fall müssen die Dateien mit größerem, manuellem Aufwand in M365 übertragen werden, was wir aber intensiv unterstützen werden. Alle Mitarbeiter*innen werden rechtzeitig über den Zeitpunkt der ihrer Umstellung informiert und in der Zeit der Umstellung in der Nutzung der neuen Programme geschult. 

    Wegen der Vielzahl der umzustellenden Accounts - es müssen insgesamt 3.900 Mitarbeiterzugänge umgestellt werden - ist es notwendig, in mehreren Phasen umzuziehen. Die Umstellung soll ab November in der Gesamtorganisation (jenseits der Piloten und Tutoren) starten. Wie in der Graphik oben dargestellt, ist der Zeitplan sehr „sportlich“. Das ergibt sich zum einen dadurch, dass wir doppelte Lizenzkosten (GWS und M365) so gering als möglich halten wollen, andererseits aber auch dadurch, dass wir Kopano schnell ablösen müssen, da es vom Hersteller nicht mehr gewartete wird. Vor allem aber wollen wir schnell in ein gemeinsames System für alle Bistumsnutzer. 

     

  • Was sind "Piloten"? Was sind "Tutoren"? Switch

    Die Pilotgruppe besteht aus rund 75 Kolleg*innen aus ganz unterschiedlichen Bereichen des Bistumsdienstes. Die Mitglieder wurden nach solchen Kriterien ausgewählt, die erfahrungsgemäß die größten Herausforderungen an die Komplexität der Umstellung und damit den größten Erfahrungsgewinn für die Ausrollung auf sämtliche Mitarbeitende im zweiten Schritt der Einführung erwarten lassen. Hierzu zählen bspw. Nutzungsintensität, Kontaktzahl, unterschiedliche Nutzungsszenarien und Einbindung in Projektgruppen und ähnliche Strukturen. 

    Für die Umstellung von der Google Workspace auf Microsoft M365 ist es wichtig und hilfreich, dass alle Mitarbeitenden jemanden in der Nähe haben, der bei den ersten Schritten helfen kann. Dafür wurden „M365-Tutoren“ geschult. Sie sind keine IT-Spezialisten. Sie sind neugierig auf neue Technologien. Ihre Aufgabe ist es, Fragen in ihrem direkten Umfeld, an ihrem Arbeitsplatz anzunehmen, zu beantworten, zu sammeln und Antworten zu besorgen. Wichtig ist: Die Tutor*innen haben jederzeit Ansprechpartner*innen in der Projektgruppe und stehen bei Fragen zu keinem Zeitpunkt alleine. 

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