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Aktualisierung der Seite: 19. Juli (Neue Dienstanweisung - gültig bis 31. August 2021)

Informationen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Hier folgen die Informationen und Dienstanweisungen für die hauptberuflichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Pfarrseelsorge sowie in den Dienststellen und Einrichtungen des Bistums. (Hinweis: Dies ist Teil II der Dienstanweisungen des Generalvikars, die per Mail an die Zuständigen und Verantwortlichen vorab verschickt wurden)

Wenn Sie allgemeine Informationen zum Umgang mit dem "Corona-Virus" / COVID-19 im Bistum Trier suchen - insbesondere, wie Dekanate und Pfarreien mit den Gottesdiensten, der Seelsorge und den Veranstaltungen umgehen, klicken Sie bitte hier.

„Unser kirchlicher Auftrag ist die Solidarität mit der gesamten Gesellschaft. Gleichzeitig müssen wir unsere Verantwortung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick behalten.“

Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg

Gültig vom 17. Juli bis 31. August 2021

Informationen und Anweisungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedenen Bereichen

  • A) Arbeits- und Büroorganisation Switch

    1. Die interne Kommunikation über das Intranet und die Homepage des Bistums Trier sind regelmäßig aufzurufen, um sich über evtl. neu entstehende Sachlagen und Anweisungen zu informieren.
       
    2. Büros werden nach Möglichkeit nur von einer Person genutzt. Ist die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch zwei Personen erforderlich, so darf eine Mindestfläche von 10 qm je Person nicht unterschritten werden. Durch geeignete Abtrennungen und vor allem durch Lüftungsmaßnahmen ist ein gleichwertiger Schutz zu gewährleisten.
      Mitarbeitende, die von einer Covid19-Erkrankung genesen oder vollständig geimpft sind und freiwillig ihrem Vorgesetzten gegenüber einen Nachweis dafür abgeben, können aus dem Homeoffice in das Büro zurückkehren.
      Wenn die Arbeit im Homeoffice ohne Einschränkungen möglich ist, wird Homeoffice bis zum 31. August 2021 verlängert, soweit dem keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Die Arbeitszeiterfassung während des Homeoffice folgt den Regeln, die sonst für die Tätigkeit am dienstlichen Arbeitsplatz gelten.
       
    3. Die vor Ort anwesenden Mitarbeitenden sollen physische Kontakte untereinander so weit wie möglich meiden. Die Abstandsgebote sind unbedingt auch in den Büros und auf den Fluren einzuhalten. Innerhalb der Gebäude herrscht, abgesehen vom Sitzen am Arbeitsplatz, Maskenpflicht. Dabei ist darauf zu achten, dass eine medizinische oder eine FFP2-Maske zu tragen ist. In den Büros ist auf regelmäßiges Lüften - insbesondere bei kurzzeitigem Aufenthalt von weiteren Kolleg/innen - zu achten. Auf eine Verringerung von Begegnungen ist unbedingt zu achten.
      Der Dienstgeber stellt zur Beschaffung von dienstlich benötigten, medizinischen Gesichtsmasken bis vorerst einschließlich September eine steuerfreie Kostenpauschale in Höhe von 5 Euro pro Monat pro Mitarbeiter/in zur Verfügung. Der Betrag wird mit der Gehaltsabrechnung der entsprechenden Monate ausgezahlt.
       
    4. Der Publikumsverkehr ist unter Einhaltung der Hygieneregeln grundsätzlich möglich. Auf den Fluren und auch im Büro, sofern dort die Abstandsregeln nicht einzuhalten sind, ist eine medizinische Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen.
       
    5. Alle, die gemäß Punkt 2 am häuslichen Arbeitsplatz tätig sind, werden dringlich gebeten, falls kein dienstliches Endgerät zur Verfügung steht und sofern sie noch nicht für das Cloud Computing mit Google Workspace eingerichtet sind, auch über den privaten PC oder Laptop in ihrem dienstlichen Mail-Account ihre Mails zu bearbeiten und diese Geräte für die dienstliche Arbeit zu nutzen.
      Mit dieser Bitte ist zugleich die Zulassung ausgesprochen, private IT-Systeme für die Dauer dieser Homeoffice-Regelung dienstlich zu nutzen. Die Wahrung der Grundsätze des Kirchlichen Datenschutzrechtes bleibt im Übrigen vorausgesetzt. Die Verarbeitung, insbesondere die Speicherung personenbezogener Daten auf privaten Endgeräten, ist auf ein erforderliches Minimum zu begrenzen. Soweit Daten im Sinne der Vorschrift zur dienstlichen Nutzung auf dem privaten Endgerät gespeichert werden, sind diese nach Beendigung des Homeoffice unverzüglich wieder zu löschen.
       
    6. Fast allen virtualisierten Arbeitsplätzen sind Fernzugänge zum Bistumsserver ermöglicht worden. Die Weiterleitung dienstlicher Dateien außerhalb des gesicherten Netzwerkes ist aus Gründen der Datensicherheit untersagt (siehe auch die datenschutzrechtlichen Hinweise zum Homeoffice unter: https://t1p.de/bistum-tr-mitarbeiterinfo-corona).
       
    7. Aufgrund des geringer werdenden Risikos der Infizierung können nach sorgfältiger Abwägung Dienstgespräche und Sitzungen von internen Mitarbeitenden physisch stattfinden. Sitzungen mit Präsenz setzen ausreichend große Räumlichkeiten und die Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln voraus. Durch Anwendung der verteilten Selbsttests soll zudem eine größtmögliche Sicherheit aller Anwesenden gewährleistet werden. Sofern die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht im Protokoll aufgeführt werden, muss eine Anwesenheitsliste geführt werden. Eine regelmäßige Lüftung der Sitzungsräume alle 30 Minuten für 5 Minuten wird dringlich angeraten.
      Auf https://t1p.de/Kriterien-Besprechung-Corona finden Sie vom Arbeitsbereich Arbeitsschutz erstellte Kriterien für eine Bewertung der zur Verfügung stehenden Besprechungsräume. Die Verantwortlichkeit liegt beim jeweiligen Veranstalter.
      Aufgrund der guten Erfahrungen mit Videokonferenzen sollen diese weiter ermöglicht werden, vor allem dort, wo auf diese Weise Fahrtzeiten vermieden werden können, oder wo es aufgrund einer Abwägung von Aufwand und Nutzen als sinnvoll erscheint.
       
    8. Aufgrund des geringer werdenden Risikos der Infizierung sind Dienstfahrten/Dienstreisen wieder möglich – unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln.
      Gleichzeitig ermutige ich dazu, die guten Erfahrungen mit Videokonferenzen auch weiterhin zu nutzen; vor allem dort, wo auf diese Weise Dienstfahrten/Dienstreisen vermieden werden können, oder wo es das Abwägen zwischen Aufwand und Nutzen als sinnvoll erscheinen lässt.
      In begründeten Einzelfällen sind Dienstfahrten möglich. Die Heizung/Lüftung ist auf Frischluftzufuhr umzustellen, Utensilien zur Handhygiene sind mitzuführen.
       
    9. Für Betriebsausflüge gelten die Regelungen wie zu Veranstaltungen – siehe unter Teil I-D-1. Es ist derzeit immer noch sinnvoll, Betriebsausflüge in großen Gruppen abzusagen bzw. gar nicht erst anzusetzen.
       
    10. Bitte passen Sie in der Pastoral diese Dienstanweisung in Abstimmung mit der örtlichen MAV auf Ihren Verantwortungsbereich an.
  • B) Persönliches Switch

    1. Bei jeder physischen Begegnung, insbesondere in geschlossenen Räumen, ist unbedingt auf die allgemeinen Schutzmaßnahmen (AHA+L) zu achten. Ein regelmäßiger Schnelltest wird dringlich empfohlen, da es das persönliche Sicherheitsempfinden auf beiden Seiten erhöhen kann. Es wird dazu auf die kommunalen kostenlosen Teststationen verwiesen.
      Zudem stellt das Bistum den Mitarbeitenden im Bistumsdienst Selbsttests zur Verfügung. Aufgrund des von Trier aus nicht genau nachzuvollziehenden Bedarfs wird darum gebeten, sich vor Ort gegenseitig mit ungenutzten Testkapazitäten auszuhelfen und, sofern nötig, neuen Bedarf rechtzeitig beim Arbeitsbereich Arbeitsschutz im BGV anzumelden.
      Die Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände sind laut § 5 der Arbeitsschutzverordnung des Bundes ebenso verpflichtet, ihren Angestellten, die nicht im Homeoffice tätig sind, Selbsttests zur Verfügung zu stellen. Eine Liste mit Anbietern steht online unter: https://t1p.de/Schnelltest-Bezugsquellen.
      Ein Test ist nicht nötig, wenn Personen vollständig geimpft oder genesen sind.
    1. Für den Fall, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine mehrtägige Urlaubsreise in eine Region im Ausland unternehmen, die vom Robert-Koch-Institut als Hochinzidenz- oder Virusvariantengebiet ausgewiesen ist oder wird, sind diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer Rückkehr verpflichtet, sich entsprechend der jeweils gültigen Einreiseregelungen zu verhalten. Ggf. sind sie in Absprache mit dem jeweiligen Vorgesetzten am häuslichen Arbeitsplatz dienstlich tätig.
    1. Wenn ein/e Mitarbeiter/in grippeähnliche Symptome bei sich feststellt, soll er/sie zunächst zuhause bleiben, bis die Ursache geklärt ist. Betroffene Mitarbeiter/innen müssen umgehend einen Arzt konsultieren, ggf. fernmündlich (es ist auch die Möglichkeit der telefonischen ärztlichen Attestierung von bis zu sieben Tagen Arbeitsunfähigkeit und von weiteren darauffolgenden sieben Tagen eingeführt). Die ärztliche Konsultation erfolgt, um – je nach Schweregrad – entweder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erhalten oder für den Fall der Arbeitsfähigkeit (bei nur leichten Erkrankungssymptomen, die normalerweise nicht zu einer krankheitsbedingten Fehlzeit geführt hätten) nach Absprache mit den Fachvorgesetzten mobile Arbeit (ggf. mit Fernzugriffsregelung) zu verrichten.
    1. Wer durch das Gesundheitsamt Kenntnis davon erhält, in unmittelbarem Kontakt mit einer Corona-infizierten Person gestanden zu haben, befolgt die Anweisungen des Gesundheitsamtes, benachrichtigt den Fachvorgesetzten und begibt sich nach Absprache mit diesem an einen häuslichen Arbeitsplatz. Die Dauer der Quarantäne bestimmt das Gesundheitsamt. Sofern ein Corona-Test absolviert wird, kann die betroffene Kontaktperson selbst nach einem negativen Ergebnis nur nach Erlaubnis des Gesundheitsamtes an den dienstlichen Arbeitsplatz zurückkehren.
      Wer auf anderem Wege von einer Begegnung mit einer Corona-infizierten Person erfährt (z.B. mehr als 15-minütiger face-to-face-Kontakt oder längeres Zusammensitzen ohne ausreichenden Abstand), ist gebeten, den Fachvorgesetzten zu benachrichtigen und sich nach Absprache mit diesem unverzüglich an einen häuslichen Arbeitsplatz zu begeben. Dies gilt auch, wenn Hausstandsangehörige positiv getestet wurden. Ausgenommen sind Personen, die bereits positiv getestet waren, symptomfrei sind, und deren Absonderung beendet ist.
       
    2. Wenn eindeutig nachgewiesen werden kann, dass eine Infizierung mit dem Corona-Virus während einer versicherten Tätigkeit erfolgt ist, können die Heilbehandlungskosten von der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) übernommen werden. Hierzu ist es aber erforderlich, dass eine Unfallanzeige beim ZB 2.2.2 oder beim Arbeitsschutz im ZB 2.5.3 abgegeben wird. Dies ist besonders dann relevant, wenn Spätfolgen auftreten.
       
    3. Aktuell wird dafür geworben, dass alle, die nicht genesen oder vollständig geimpft sind, sich regelmäßig auf Corona testen lassen oder einen Selbsttest vornehmen. Das Bistum verweist darauf, die im Internet (meist auf der Homepage der jeweiligen Kommune) veröffentlichten, örtlichen und kostenlosen Teststationen dafür aufzusuchen.
       
    4. Es besteht keine Impfpflicht. Der Dienstgeber unterstützt jedoch die freiwillige Bereitschaft von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich impfen zu lassen, und gewährt für eine Corona-Schutzimpfung, deren Termin in der Arbeitszeit liegt, für die erforderliche Zeit (einschließlich Wegezeit) Arbeitsbefreiung.

Serviceadressen, Kontakte und Downloads

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

es keimt Hoffnung auf, dass die Zeiten der Pandemie zu Ende gehen und wir uns allmählich wieder an normale Umstände gewöhnen können. Für viele ist das wie ein Aufatmen, wie der sommerliche und wärmende Sonnenstrahl nach einem langen Winter. Gott sei Dank! Die Urlaubszeit und die damit verbundenen Reisen bergen aber neue Risiken. Bleiben wir daher rücksichtsvoll und vorsichtig, aufmerksam für die Bedürfnisse unserer Mitmenschen und achtsam, wo es um unser aller Gesundheit geht!

Ich wünsche Ihnen und allen, die zu Ihnen gehören, eine frohe, erholsame und unbelastete Urlaubszeit. Bleiben Sie gesund und behütet!

Generalvikar Ulrich von Plettenberg, 15. Juli 2021


Häufig gestellte Fragen

Letzte Aktualisierung: 4. Februar 2021

Fragen zu Heimarbeitsplätzen und zum Datenschutz

Hier finden Sie datenschutzrechtliche Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten/Akten während einer Heimarbeitsphase im Rahmen der dienstgeberseitigen Corona-Maßnahmen:

  • Heimarbeitsplatz und Datenschutz Switch

    Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r  entschieden hat, dass Sie von zu Hause aus arbeiten können und Ihr Antrag auf einen Fernzugang zum Bistumsnetzwerk vom SB 2 genehmigt wurde, beachten Sie bitte folgendes:

    • Sofern möglich die Unterlagen mit personenbezogenen Daten aller drei Datenschutzklassen in den Büros des BGV oder Ihrer Dienststelle einscannen und über das geschützte BGV-Netz an die dienstlichen E-Mail-BGV-Adressen der Kollegen/Kolleginnen im Home-Office senden.
    • Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r entschieden hat, dass Sie die zur Arbeit benötigten Akten mit nach Hause nehmen müssen, bedürfen diese einer besonderen Sorgfaltspflicht. Die unberechtigte Kenntnisnahme dieser Akten durch Dritte muss ausgeschlossen werden.

    Es empfehlen sich in diesem Fall besondere Schutzmaßnahmen, wie z.B.

    • Virtualisierter Arbeitsplatz über Fernzugriff im geschützten BGV- Netzwerk sowie die dienstliche Mailadresse zum Arbeiten nutzen,
    • Transport der Unterlagen in einem geschlossenen Umschlag oder einem anderen Behältnis,
    • nicht mehr mitnehmen als unbedingt erforderlich,
    • dienstliche Unterlagen sollen auch zu Hause sicher aufbewahrt werden, bestenfalls in einem abschließbaren Schrank,
    • das Arbeitszimmer sollte nach Möglichkeit separat, und, bei eigener Abwesenheit, abschließbar sein,
    • wenn der Partner/Kinder oder andere Dritte sich im Haus aufhalten, sollte der Computer auch bei kurzzeitigem Verlassen gesperrt werden,
    • berufliche E-Mails sind nicht auf private E-Mail Postfächer weiterzuleiten,
    • sensibler und datenschutzkonformer Umgang mit der Vernichtung von Unterlagen und Ausdrucken, falls kein privater Schredder (keine Streifen bitte!) vorhanden ist, bitte Papiere mit zurück ins BGV bringen und über die silberne Tonne datenschutzkonform entsorgen (BITTE NICHT über den Hausmüll!!!)
    • im Einzelfall kann es erforderlich sein, dem Arbeitgeber und der zuständigen Datenschutzaufsicht zu Kontrollzwecken eine Zugangsmöglichkeit einzuräumen.
  • Telefonkonferenzen (Ergänzung vom 25. März 2020) Switch

    Datenschutzrechtliche Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten/Gesprächsinhalten während einer Heimarbeitsphase (z.B. bei Telefonkonferenzen) im Rahmen der dienstgeberseitigen Corona-Maßnahmen:

    Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r  bzw. Weisungsbefugte/r entschieden hat, dass Sie von zu Hause aus arbeiten können und Ihr Antrag auf einen Fernzugang zum Bistumsnetzwerk vom SB 2 genehmigt wurde, beachten Sie zur Realisierung von Telefonkonferenzen bitte folgendes:

    • Nutzen Sie, wann immer es möglich ist, die für Sie kostenfreien und gesicherten IT- und Kommunikationssysteme des Bistums Trier. Telefonkonferenzen mit bis zu 15 Teilnehmenden sind möglich. Die Anleitung hierzu befindet sich im Portal unter „Arbeitsplatz > Bibliothek > Corona > Telefonkonferenz“
    • Die Gewährleistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb der kirchlichen Dienststellen gehört zu den Verantwortungsbereichen der/des jeweiligen Vorgesetzten bzw. Dienststellenleitungen. (vgl. §§ 26 und 27 KDG).
    • Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r bzw. Dienststellenleiter/in oder ein von ihm/ihr beauftragte/r Weisungsbefugte/r entschieden hat, mit einem anderen, auf dem freien Markt verfügbaren Anbieter zu arbeiten (z.B. für Telefonkonferenzen) ergehen folgende Hinweise:
      • Nutzen Sie zur Registrierung  Ihre dienstliche Mail Adresse ( BGV- bzw. Bistums-E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Pfarrbüros bzw. der kirchlichen Dienststelle/Einrichtung)
      • Achten Sie bitte darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, der ein EU-DSGVO bzw. KDG-konformes Produkt anbietet. Hinweise hierzu finden Sie in der jeweiligen Datenschutzerklärung. Der Unternehmenssitz und die Server des Anbieters sollte in Deutschland oder im europäischen Wirtschaftsraum liegen. Eine gültige ISO Zertifizierung ist ein weiteres positives Indiz für eine Vertrauenswürdigkeit.  Businessversionen bieten oft höhere Sicherheitsstandards. Bitte erkundigen Sie sich unbedingt vorher in den AGBs und FAQs des Anbieters zu den Registrierungsmodalitäten und den personenbezogenen Daten, die an den Anbieter übertragen werden (z. B. IP Adresse, Telefonnummer, Name, Vorname).
      • Bei der Beauftragung des Anbieters kann der Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung notwendig sein, der die Voraussetzungen des § 29 KDG erfüllen muss.
      • Bitte prüfen Sie ob alle Inhalte und Informationen (Ihre personenbezogenen Daten UND die Gesprächsinhalte) vom Anbieter geschützt werden (z.B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Firewalls, NAT-Router, Verschlüsselung, SOC-2-Compliance und die Bereitstellung über IP VPN). Je sensibler die Inhalte der Telefonkonferenz desto höher der Schutzbedarf. Bitte nutzen Sie in diesen Fällen z.B.  Pseudonyme, um die Identität der betroffenen Personen zu schützen (z.B. Frau S., Herr K., die Teilnehmer des Seminars).  
      • Es können auch Kosten für die Teilnehmenden an Telefonkonferenzen entstehen. Bitte erkundigen Sie sich auch hierzu vorher in den AGBs und FAQs des Anbieters.
      • Die Einwilligung des Mitarbeiters zur Nutzung des privaten Telefons ist auch aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich. Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung der betroffenen Personen beruht. Sie bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.
    • Videokonferenzen müssen aus datenschutzrechtlicher Sicht zur Durchführung der jeweiligen Aufgaben erforderlich sein. Dabei sind unbedingt auch die Grundsätze  der Datenverarbeitung (§ 6 und 7 KDG) zu beachten (= Rechtmäßigkeit, Datensparsamkeit, dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt). Deshalb ergeht die datenschutzrechtliche Empfehlung im Normalfall auf Videokonferenzen zu verzichten. Erforderlich können Videoberatungen, z.B. im Falle der Lebensberatung, sein. Hier stehen den Lebensberatungsstellen die erforderlichen Informationen und zertifizierten Anbieter zur Verfügung.

    Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir seitens des Bischöflichen Generalvikariates zu technischen Fragen sowie etwaiger entstehender Kosten der jeweiligen auf dem freien Markt befindlichen Anbieter derzeit keinerlei Auskunft, Unterstützungs- oder Serviceleistungen anbieten können.

    Anfragen zur Unterstützung für IT-Systeme des Bistums Trier richten sie bitte an helpdesk(at)bgv-trier.de. Bitte haben sie Verständnis dafür, dass Fragen zu Fremd- und Privat-Systemen nicht beantwortet werden können.

  • Videokonferenzen (Ergänzung vom 25. Mai 2020) Switch

    Die Gewährleistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb der kirchlichen Dienststellen gehört zu den Verantwortungsbereichen der/des jeweiligen Vorgesetzten bzw. Dienststellenleitungen (vgl. §§ 26 und 27 KDG).

    Manchmal reicht es nicht aus, in einer Telefonkonferenz miteinander zu arbeiten, in diesen Fällen ist eine Videokonferenz zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich.

    Wenn Sie zu einer solchen Videokonferenz durch verantwortliche Stellen, etwa aus anderen (Erz-)Diözesen, eingeladen werden, können Sie davon ausgehen, dass dort für die datenschutzrechtliche Prüfung und Rechtskonformität gesorgt wurde. Diese Verantwortung liegt bei der einladenden Stelle. Für den Fall, dass Sie sich darüber weiter informieren möchten, könnten Sie sich, sofern diese nicht mitgeliefert wird, die entsprechende Datenschutzerklärung anfordern.

    In den Fällen, in der Sie selbst zu einer Videokonferenz einladen möchten, obliegt Ihnen, als verantwortliche Stelle, die Prüfung der Erforderlichkeit. Sie erfolgt in Absprache mit der/dem jeweiligen Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten. Für diese Fälle geben wir folgende Entscheidungs- und Verfahrenshinweise vor der Realisierung von Videokonferenzen:

    1. Der/Die Veranstalter/in der Videokonferenz prüft, in Absprache mit der/dem Vorgesetzen bzw. Weisungsbefugten, die „Erforderlichkeit“ einer Videokonferenz unter Beachtung des § 7 Abs. 1 c) KDG und den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, (…dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt/
      Datensparsamkeit/Datenvermeidung). Stellt der/die Veranstalter/in, in Absprache mit dem/der Vorgesetzen bzw. Weisungsbefugten, nach dieser Prüfung fest, dass tatsächlich eine Videokonferenz zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben erforderlich ist, sind die Risiken abzuwägen. Es gilt durch kluge Überlegungen zu verhindern, dass bei der Videokonferenz unbefugt mitgehört wird, und mit vorausschauender Planung dafür zu sorgen, dass in der Videokonferenz keine sensiblen Informationen bzw. sensible personenbezogene Daten zu bestimmten oder bestimmbaren Personen, weder im gesprochenen Wort noch im Bild, geteilt werden. Hinweise hierzu vgl. Nr. 7.
    2. Während einer Videokonferenz werden etliche personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet (z.B. Videobilder der Teilnehmer/innen, Teilnehmer-/-Kontaktdaten der genutzten Rechner, ggf. Telefonnummer, das gesprochene Wort, Informationen und Gesprächsinhalte, etc.). Deshalb prüft der/die Veranstalter/in der Videokonferenz vorab die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung dieser Daten (z.B. Einwilligung der Teilnehmer/innen nach § 6 Abs. 1 b KDG).
       
    3. Nun zur Schaffung der technischen und der in jedem Fall notwendigen rechtlichen Voraussetzungen, zum Thema „Auftragsverarbeitung“ und zur „Beteiligung der MAV“.
    • Nutzen Sie, wann immer es möglich ist, die für Sie kostenfreien und gesicherten IT- und Kommunikationssysteme des Bistums Trier. Sowohl der notwendige Vertrag zur Auftragsverarbeitung als auch das Beteiligungsverfahren der Gesamt-MAV sind bereits abgeschlossen. Die Technik für Videokonferenzen steht zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierzu auch die ‚Nutzungsbedingungen IT-Systeme Bistum Trier vom 28.04.2020 und die Anlage 1 Datenschutzerklärung‘ und das Beantragungsverfahren für den erforderlichen Service. Für Beschäftigte des Bistums Trier im Sinne des § 4 Nr. 24 KDG sowie darüber hinaus auch für sonstige Beschäftigte mit arbeitsrechtlichen Rechtsverhältnissen zum Bistum Trier ist die Nutzung der IT-Systeme des Bistums Trier verpflichtend.
      Die Bekanntmachung der Nutzungsbedingungen erfolgte im Portal, zu finden unter: > Arbeitsplatz > Bibliothek > Dokumente-Verzeichnis > Informationssysteme > Nutzungsbedingungen IT-BISTUM) und im Kirchlichen Amtsblatt (KA Juni 2020).
      Die Formulare zur Beantragung finden Sie ebenfalls im Portal unter: > Arbeitsplatz > Bibliothek > Dokumente-Verzeichnis > Informationssysteme > Anträge Bistum IS.
       
    • Bei anderen Produkten bzw. Anbietern des freien Marktes steht für die verantwortliche Stelle/den/die Vorgesetzte/n, neben der Schaffung der oben genannten rechtlichen Voraussetzungen, auch die Klärung der Kostenfrage vor einer möglichen Nutzung noch an. Evtl. muss auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Die alleinige Verantwortung für die Entscheidung, einen Auftragsverarbeiter des freien Marktes zu wählen, und sich evtl. daraus ergebende Folgen trägt die jeweils verantwortliche Stelle. Einige Beurteilungskriterien zur Prüfung eines geeigneten Anbieters finden Sie unter diesem Link.

    4. Eine Videokonferenz im IT-System des Bistums Trier kann nur von internen Nutzerinnen und Nutzern angelegt/gestartet werden (Interne Nutzende=Beschäftigte des Bistums Trier im Sinne des § 4 Nr. 24 KDG sowie darüber hinaus auch sonstige Beschäftigte mit arbeitsrechtlichen Rechtsverhältnissen zum Bistum Trier). Diese haben, sofern die Zugangsberechtigung noch nicht vorliegt, vorher über den/die Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten einen Benutzerantrag gestellt und ein Benutzerkonto erhalten.

    Es können auch externe Personen zur Videokonferenz eingeladen werden. Die Teilnahme von externen Personen an einer Videokonferenz ist von deren Einwilligung abhängig. Eine Teilnahme ist auch ohne Bildübertragung möglich.

    Im Falle von minderjährigen externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist die revisionsfähige Einwilligung der Personensorgeberechtigen Voraussetzung. Die Nachweisführung obliegt der verantwortlichen Stelle, Dienststelle oder Einrichtung des Bistums Trier. Für externe bzw. auswärtige Teilnehmerinnen und Teilnehmer wird ein Link zur Verfügung gestellt. Hierzu verweisen wir auf die Datenschutzerklärung, zu lesen unter diesem Link (PDF-Download).

    1. Sofern die Videokonferenz vom Veranstalter/von der Veranstalterin in Absprache mit der/dem Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten als erforderlich erkannt wurde, empfiehlt es sich, auch wenn der Teilnehmerkreis aus internen Nutzerinnen und Nutzern besteht, vorher die Einwilligung der Teilnehmenden einzuholen. Eine Einwilligung ist in jedem Fall erforderlich, wenn der/die Mitarbeiter/in im Homeoffice arbeitet und bei der Videokonferenz u. U. persönliche Verhältnisse oder Videoaufnahmen von Familienmitgliedern mit übertragen werden könnten (Einwilligung vgl. 7.1 f).
       
    2. Die Teilnehmer/innen sollten sich bei Bedarf vorher mit dem Tool vertraut gemacht haben. Hierzu stehen Einweisungen zur Verfügung. Nutzen Sie hierzu gerne die Unterstützungsseite, wo Sie Anleitungen, Tipps und Tricks zum Cloud-Computing finden (https://cloud.bistum-trier.de). Dort erhalten Sie auch die Möglichkeit der freiwilligen Teilnahme zu kurzen Einweisungen per Webinar (Videokonferenz) und können sich hierzu jeweils unter Einweisungen anmelden. Zusätzlich stehen Ihnen auf dieser Webseite Einweisungsvideos sowie weiteres Lernmaterial zur Verfügung.

      Lesen Sie weiter im nächsten Punkt 7 : Checkpunkte bei Videokonferenzen zwischen internen Nutzerinnen und Nutzern aus datenschutzrechtlicher Sicht.
  • Weiterlesen (Videokonferenzen) - Ergänzung vom 25. Mai 2020: Punkt 7/8 Checkpunkte bei Videokonferenzen... Switch

    Checkpunkte bei Videokonferenzen zwischen internen Nutzerinnen und Nutzern aus datenschutzrechtlicher Sicht. Ausführliche Tipps und Hinweise zu Videokonferenzen mit den IT-Systemen des Bistums Trier finden Sie unter: https://cloud.bistum-trier.de.

    Punkt 7 (1): Die verantwortliche Stelle bzw. der/die Veranstalter/in...

    • ...definiert den Teilnehmerkreis (z.B.: Achten Sie auf die Autorisierung der Teilnehmer zu den beabsichtigten Gesprächsthemen). Die Teilnehmerliste versenden Sie bitte nicht mit der Einladung. Sie dient zunächst einmal dazu, dass Sie bzw. der Moderator/Organisator die Kontrolle darüber hat, wer alles eingeladen wurde und wer sich letztlich alles zur Konferenz hinzuschalten möchte.
       
    • ...klärt das grundsätzliche Einverständnis der Kolleginnen und Kollegen zur gemeinsamen Videokonferenz und klärt darüber auf, dass eine aktive Teilnahme auch ohne Übertragung der Videoaufnahmen, falls gewünscht, möglich ist (bei der hier beschriebenen Videokonferenzschaltung ist es möglich, dass der/die einzelne Teilnehmer/in die Kamera wie gewünscht ein- und ausschalten kann. Darüber hinaus ist es in den IT-Systemen des Bistums Trier möglich, neben der Kamera-Live-Schaltung, ein Bild einzuscannen, welches dann während der Konferenz angezeigt wird. Dieses Bild kann auch ein Foto des/der Teilnehmers/in sein. Die Einwilligung zur Verwendung der Abbildung der jeweiligen Person gilt als erteilt, wenn der/die Teilnehmer/in darüber aufgeklärt ist und anschließend persönlich die Abbildung dort einstellt oder auch das Foto wieder entfernt bzw. austauscht.
       
    • ...informiert ggf. den/die Teilnehmer/in darüber, dass in den IT-Systemen des Bistums Trier eine Aufzeichnung standardmäßig unterbunden ist, also technisch gar nicht stattfinden kann.
      Bei Auftragsverarbeitern anderer Systeme des freien Marktes informiert und vereinbart die verantwortliche Stelle, egal ob im Büro oder zu Hause, bestenfalls schriftlich in der Einladung die Teilnehmenden, ob eine Aufzeichnung erfolgen wird, wo diese anschließend für den benötigten Zeitraum von … (wenige Stunden oder ein Tag) zum Download zur Verfügung steht und dass sie danach, bestenfalls automatisch, sofort gelöscht wird.
       
    • ...klärt die Moderations- und Gesprächsregeln und führt eine Klärung herbei, welche Arten von Dokumenten nicht in der Videokonferenz geteilt werden dürfen (z. B. Dokumente mit personenbezogenen Daten und/oder sensiblen Informationen). Falls über Fälle von bestimmten oder bestimmbaren Personen gesprochen werden muss, sind Pseudonyme nach § 4 Nr. 6 KDG vor der Konferenz festzulegen und zu verwenden. Bitte achten Sie darauf, keine Leistungsbewertungen/-benotung einzelner Teilnehmer/innen in der Videokonferenz vorzunehmen.
       
    • ...terminiert die Videokonferenz.
       
    • ...lädt zur Videokonferenz ein. Hinweise zum Verfahren der Einladung mit den IT-Systemen des Bistums Trier finden Sie unter:  https://cloud.bistum-trier.de.
      Für den Fall, dass die verantwortliche Stelle einen anderen Anbieter/Auftragsverarbeiter gewählt hat, müssten die Zugangsmodalitäten entsprechend selbstständig geklärt und angepasst werden.
      Zugewiesene Zugangsdaten dürfen in keinem Fall ohne Genehmigung der für die Organisation der Videokonferenz verantwortlichen Stelle weitergegeben werden.
       

    Punkt 7 (2) Einwilligung, Einloggen und Identifikation:

    1.  Einwilligung von externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist erforderlich. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind durch den Veranstalter darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung auf jeden Fall freiwillig ist. Fls erforderlich, oder auf Verlangen der betroffenen Person, muss der/die Veranstalter/in auf die möglichen Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen (→ zunächst einmal kann er/sie nicht teilnehmen).
    2. Die Einwilligung der Teilnehmenden erfolgt im IT-System des Bistums Trier elektronisch, durch den Teilnehmer unmittelbar vor der Konferenz. Im Falle der Einladung von auswärtigen Teilnehmer/innen kann auch eine zusätzliche schriftliche Einwilligung erforderlich sein. Darüber informiert Sie die jeweils verantwortliche Stelle.
    3. Der/Die Teilnehmer/in nutzt den übersandten Link oder Berechtigungscode und schaltet sich zur Videokonferenz hinzu.
    4. Der/Die Moderator/in identifiziert den/die Teilnehmer/in in der Videokonferenz und bestätigt oder lehnt ggf. die Teilnahme ab.
       

    Punkt 8:

    Es ist durch die verantwortliche Stelle eine Verfahrensbeschreibung nach § 31 KDG „Videokonferenz“ anzufertigen (aber nicht zwingend vor Einführung). Obwohl wir es als sinnvoll erachten und empfehlen, dass sich die verantwortliche Stelle die sich aus dem Verzeichnis ergebenden Fragen vor der Einführung der Videokonferenzen (für sich) klärt.

     

    Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir seitens des Bischöflichen Generalvikariates zu technischen Fragen sowie etwaiger entstehender Kosten der jeweiligen auf dem freien Markt befindlichen Anbieter derzeit keinerlei Auskunft, Unterstützungs- oder Serviceleistungen anbieten können.

    Anfragen zur Unterstützung für IT-Systeme des Bistums Trier richten sie bitte an helpdesk(at)bgv-trier.de. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Fragen zu Fremd- und Privat-Systemen nicht beantwortet werden können.

Hinweis: Bitte achten Sie darauf, Ihren individuellen Browser-Cache zu löschen, falls Sie beim Klicken auf den Link eine veraltete PDF-Version finden! (Anleitung auf der Seite von chip.de)

Datenschutzrechtliche Fragen richten Sie bitte gerne an Ihre Stabsstelle Betrieblicher Datenschutz, datenschutz(at)bgv-trier.de 
oder datenschutz-pfarreien(at)bgv-trier.de (für Pfarreien)
oder datenschutz-telefonseelsorge(at)bgv-trier.de (für Telefonseelsorgestellen)
oder datenschutz-lebensberatung(at)bgv-trier.de (für Lebensberatungsstellen)


Arbeitsrechtliche Fragen

Hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bistums können sich im internen Mitarbeiterportal informieren. Dort sind auch alle Informationen und Rundschreiben bereitgestellt - auch spezielle Hinweise für das Bischöfliche Generalvikariat und die angeschlossenen Dienststellen. Wir stellen hier nur einige öffentliche Informationen zur Verfügung - zur schnellen Information.

Änderungen zu den Informationen vom 13. März sind kursiv kenntlich gemacht.

  • (neu 19.3.): Was kann ich tun, wenn ich aufgrund einer Vorerkrankung für mich eine Gefährdung sehe? Switch

    Die Bedenken sollen dem Dienstvorgesetzten mitgeteilt werden. Dieser prüft, ob durch Homeoffice der Kontakt zu anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und damit die Gefährdung minimiert werden kann. Wenn Homeoffice nicht möglich ist, soll versucht werden, die Person zeitlich oder räumlich zu trennen. Dies kann durch Schichtarbeit oder Einzelbüros organisiert werden.

    Eine Freistellung aufgrund der Gefährdung ist nicht möglich.

    Bei besonderer Gefährdung ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom behandelnden Arzt vorzulegen. Unabhängig hiervon kann sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter durch Nutzung der Möglichkeiten des Arbeitszeitkontos, Inanspruchnahme von Erholungsurlaub oder Freistellung ohne Bezüge schützen, falls er dies für erforderlich hält.

  • Muss die/der Mitarbeitende seine Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig melden und den Grund der Erkrankung mitteilen? Switch

    Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber rechtzeitig mitzuteilen und spätestens am vierten Tag seiner Erkrankung ein ärztliches Attest vorzulegen. Er ist aber nicht verpflichtet, auch die Art seiner Erkrankung mitzuteilen.

    Bei einer Pandemie wie dem aktuellen Coronavirus ist eine derartige Mitteilungspflicht aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber gegeben. Diesem muss es schließlich ermöglicht werden, rechtzeitig entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen zu können.

  • (neu 17.3.) Welche alternativen Formen der Zusammenarbeit sind zu nutzen? Switch

    • Telefongespräche und –konferenzen (BGV-Telefonanlage: Während eines Anrufs auf „Weiter“ und „Konferenz“ drücken, weitere/n Teilnehmer/in anrufen, wiederholen um weitere Personen zum Konferenzruf hinzuzufügen)
    • Verstärkte Nutzung von Email-Verkehr
    • Nutzung des Intranets (Bildung von Share-Gruppen)
    • So weit wie möglich, sollen Aufgaben in Heimarbeit bearbeitet werden.

    Zusammenkünfte von ganzen Arbeitsbereichen oder Abteilungen sind zu vermeiden, damit nicht im Falle einer Corona-Infektion die gesamte Personalbesetzung in Quarantäne muss.

    Eine Option ist es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Arbeitsbereiches in zwei Teams einzuteilen, in denen jeweils alle notwendigen Funktionen und Arbeitsanforderungen abgedeckt sind. Im wochenweisen Wechsel arbeiten die Teams in Heimarbeit bzw. in Büropräsenz. Dabei dürfen die Mitglieder der Teams nicht überschneidend miteinander in persönlichen Kontakt treten, auch nicht privat.

    In Büros mit Publikumsverkehr ist die Erreichbarkeit sicherzustellen. Der Publikumsverkehr selbst dagegen ist einzustellen.

  • Was ist zu tun, wenn im näheren Umfeld eine Coronaverdacht aufgetreten ist, aber noch keine Quarantänemaßnahme von Seiten des Gesundheitsamts angeordnet ist bzw. nur empfohlen wird? Switch

    Wir möchten zum Schutz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Dienststellen Möglichkeiten der Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit nutzen. Die laut KAVO geltende Rahmenarbeitszeit wird aufgehoben zur Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsmöglichkeiten sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Dienststelle. Die Arbeitszeit kann damit in Absprache mit der/dem Vorgesetzten in ein Zeitfenster gelegt werden, indem möglichst wenig Publikumsverkehr und wenig Kontakte zu Personen gegeben sind.

    Die Möglichkeiten von Heimarbeit sollen genutzt werden dort, wo es technisch (= Vorhandensein eines Token) machbar ist und dienstliche Belange nicht entgegenstehen.

  • Was passiert, wenn die Schule oder Kindertagesstätte wegen des Coronavirus geschlossen wird und die Kinderbetreuung durch die Eltern nicht gewährleistet werden kann? Switch

    Nach allgemeinen Grundsätzen müssen sich die Eltern um eine anderweitige Betreuungsmöglichkeit bemühen. Haben sie keinen Erfolg, liegt für einen von ihnen ein Leistungshindernis nach § 275 Abs. 3 BGB vor, da es unter Umständen nicht zumutbar ist, das Kind allein zu Hause zu lassen.

    Gemäß § 36 Abs. 3 KAVO stellt der Dienstgeber den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern drei Arbeitstage zur Klärung der Kinderbetreuung bei Kindern unter 14 Jahren bei Entgeltfortzahlung zur Verfügung. Lässt sich danach keine adäquate Betreuungsmöglichkeit finden, muss die weitere Betreuung über eigenen Urlaub, Nutzung der Möglichkeiten des Arbeitszeitkontos, Heimarbeit oder Freistellung ohne Bezüge geregelt werden. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihre/Ihren Vorgesetzte/n.

  • Welche Entgeltfortzahlung ergibt sich nach dem Infektionsschutzgesetz? Switch

    Ist ein Mitarbeiter an einem Virus erkrankt, gelten die Bestimmungen gemäß § 25 Abs. 1 KAVO „Entgelt im Krankheitsfall“.

    „Gemäß § 56 Abs. 1 IfSG erhält derjenige, der als Ausscheider, Ansteckungsverdächtiger, Krankheitsverdächtiger oder als sonstiger Träger von Krankheitserregern im Sinne von § 31 Satz 2 IfSG beruflichen Tätigkeitsverboten unterliegt oder unterworfen ist und dadurch einen Dienstausfall erleidet, eine Entschädigung in Geld. […]

    Die Entschädigung erfolgt bis zu sechs Wochen lang in Höhe des regulären Gehalts. Dauert die behördliche Maßnahme länger als 6 Wochen, erhalten die Betroffenen eine Entschädigung in Höhe des Krankengeldes, das auch die gesetzliche Krankenkasse zahlen würde: Das sind 70 Prozent des Bruttogehalts, aber nicht mehr als 90 Prozent des Nettogehalts. Zudem ist die Summe auf 109,38 Euro pro Tag gedeckelt (Stand 2020).“

    Quelle: BDA die Arbeitgeber, Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, Stand 17.02.2020

    Im Übrigen besteht auch bei einer Pandemie kein genereller Anspruch auf Freistellung unter Fortzahlung des Entgeltes.

  • (neu 17.3.) Kann durch den/die Vorgesetze Urlaub angeordnet werden? Switch

    Eine einseitige Urlaubsanordnung durch den Dienstgeber ist nicht möglich. Lediglich sofern der/die Mitarbeiter/in von sich aus Urlaub beantragt, kann und sollte dem stattgegeben werden. Letzteres könnte der Fall sein bei einer persönlichen Risikoabwägung.

  • Wer sind Ihre Ansprechpersonen in wichtigen Fragen? Switch

    Bitte beachten Sie regelmäßig die ständig aktualisierten Hinweise auf der Homepage des Bistums Trier: www.bistum-trier.de/corona und auch die jeweiligen Landesverordnungen für Rheinland-Pfalz unter https://corona.rlp.de/de/service/rechtsgrundlagen
    bzw. für das Saarland unter der Adresse: https://corona.saarland.de.

    Als Ansprechpartnerinnen und -partner für die hauptamtlichen pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der territorialen Seelsorge stehen während der Dienstzeit die für Sie zuständigen Referentinnen und Referenten des ZB 1.2 zur Verfügung.

    Als Ansprechpartnerinnen und -partner für die hauptamtlichen pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der kategorialen Seelsorge stehen während der Dienstzeit die für Sie zuständigen Referentinnen und Referenten des ZB 1.1 zur Verfügung.

    Alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden sich bitte an den SB 2 oder die für Sie zuständige Fachabteilung.

    Zu Fragen der Arbeitssicherheit stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitsbereich Arbeitsschutz während der Dienstzeiten gern zur Verfügung.

    Bitte wenden Sie sich ggf. direkt an Ihre Ansprechpartner. Eine Kontaktübersicht mit Links und funktionalen Mailadressen finden Sie im Organigramm auf www.bistum-trier.de/generalvikariat.

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