Verwaltungsprozesse und Pfarrbüros der Zukunft

Das Pfarrbüro der Zukunft

• Die TPG klärt und beschreibt die Funktionen (zB Büroleitung…), Aufgaben und Rollen im Pfarrbüro (für die inneren Verwaltungs-Vorgänge und für die Präsenz für das „Publikum“); sie beschreibt, wie die verschiedenen Funktionen und Rollen aufeinander bezogen sein sollen.
• Die TPG ermittelt eine Standard-Personalbemessung der Pfarrbüros der Zukunft.
• Die TPG wird prüfen, ob und wie kompatibel die erforderlichen Prozesse mit alternativen Arbeitsformen sind (also mit Telearbeit, flexibler Büronutzung etc.).
• Die TPG legt Kriterien für Lage, Größe, Infrastruktur und Ausstattung des Pfarrbüros der Pfarrei der Zukunft fest.
• Regeln und Kriterien für die Einrichtung und Gestaltung (Ort, Raum und Öffnungszeit) möglicher Außenstellen des Pfarrbüros (für pastorale Anliegen – etwa Anmeldungen, Bestellung von Mess-Intentionen…) sind zu entwickeln.
• Es wird Aufgaben geben, die das Pfarrbüro der Zukunft zentral erfüllen kann und muss – und andere sind dezentral zu erfüllen; diese Aufgaben wird die TPG unterscheiden und gegeneinander abwiegen.
• Die bisherige Verwaltungsorganisation Pfarrbüro wird zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Organisation Pfarrbüro der Pfarrei der Zukunft bzw. dessen Außenstellen übertragen werden; wer dabei welche Aufgaben hat, wird die TPG klären und beschreiben. Der Transfer soll als Projekt beschrieben sein.

Rahmen, Hintergrund, Orientierung am Synodenbeschluss

• Das Abschlussdokument „heraus gerufen“ macht zur Neugestaltung des Pfarrbüros der Zukunft und seiner Prozesse keine ausdrücklichen Aussagen.
• Erste Erfahrungen mit der Fortentwicklung aus der bisherigen Umgebung „Pfarrbüro“ liegen bereits vor:
  • Das Pfarrbüro Neuwied ist neu aufgestellt
  • das Kompetenzteam Pfarrbüro der Fachgruppe Organisations-Entwicklung im BGV hat Umgestaltungsprozesse initiiert und begleitet,
  • in einer Arbeitsgruppe „Pfarrbüro der Zukunft“ arbeiten Vertreterinnen des Berufsverbandes der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre, der Dechanten, des SB 1 zusammen,
  • Es gibt Kontakte zu Bistümern, die schon in ähnlichen Prozessen sind (Limburg, …).
• Es gibt eine Verknüpfung zwischen dem Pfarrbüro der Zukunft und dem Bistumsprojekt DopKiG (online) .
• Im Zusammenhang mit der bisherigen Unterstützung der Kirchengemeinden durch die Rendanturen liegen umfangreiche Aufgabenkataloge vor, die weitgehend übertragbar sind.

Gewünschtes Ergebnis, „Output“

• Es gibt Prozessbeschreibungen.
• Mobile Unterstützungsteams zum Support sind installiert.
• Es gibt Qualifikationsprogramme für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Es gibt eine Vorlage für das „Projekt: Transfer bisheriger Aufgaben und Prozesse in das Pfarrbüro der Zukunft“.

Meilensteine, Zeitplan

• Diese TPG ist abhängig vom Ergebnis der TPG „Raumgliederung“. Ihre Arbeit hat Schnittstellen zur TPG „Aufbauorganisation und Leitungsteam“ und zur TPG „Rahmenkonzeption der Pfarrei der Zukunft“.
• Die TPG hat Untergruppen (für Aufgabenpakete und für Testläufe); denen erteilt sie Aufträge und kontrolliert die Ergebnisse.
• Die TPG konzipiert das „Verwaltungshandbuch“ und füllt es schrittweise mit Inhalten.
• Die TPG sucht Kommunikation und Diskussion mit Expertinnen und Experten und mit Gesprächspartnerinnen aus der Praxis.
• Die TPG nimmt Anpassungen und Feinschliff ihrer Zwischenergebnisse und Ergebnisse vor.
• Die TPG legt ihre Ergebnisse zu einer ersten Inkraftsetzung vor.
• Die TPG begleitet den Transfer vom alten ins neue Pfarrbüro.