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Aufgaben der Teilprozessgruppe

Verwaltungsprozesse und Pfarrbüros der Zukunft

September 2018

Am 29. September hat die TPG Verwaltung und Pfarrbüro der Zukunft das Ergebnis ihrer Arbeit vorgestellt. Wir dokumentierten die Präsentation oder Auszüge daraus.
Die vorgelegten Unterlagen sind im Entwurfsstatus und nicht als entschieden oder verbindlich zu verstehen. Die Vorlagen dienen der Bistumsleitung als Entscheidungsgrundlagen.

Wenn das Bistum ca. 35 Pfarreien der Zukunft errichtet, muss es die Verwaltungsorganisation mit ihren Funktionen und Leistungen neu ordnen und gestalten. Das Abschlussdokument „heraus gerufen“ macht dazu keine ausdrücklichen Aussagen.

Wir dokumentieren hier die Aufgabenbeschreibung für die TPG in leichter lesbarer Form – das Originaldokument der Aufgabenbeschreibung – wie von der Leitungskonferenz beschlossen – finden Sie hier als PDF-Dokument.

Ziele der TeilProzessGruppe

Die Teilprozessgruppe beschreibt Rahmenbedingungen, nach denen Verwaltungsprozesse in der Pfarrei der Zukunft und zwischen Pfarrei der Zukunft und Bistumsverwaltung künftig gestaltet werden. Dazu gehört:

  • Die TPG beschreibt, wie Verwaltungs-Prozesse in der Pfarrei der Zukunft gestaltet und wie sie nach neuen Qualitätsmaßstäben verbessert / optimiert werden.
  • Sie erfasst und dokumentiert, welche Verwaltungsprozesse die Pfarrei der Zukunft braucht. Dabei konzentriert sie sich auf die Prozesse, die wegen ihrer Wichtigkeit und / oder ihres Risikogehalts vordringlich geregelt werden müssen: Was muss auf der Ebene Pfarrei der Zukunft bearbeitet und entschieden werden; wer ist an welchem Prozess zu beteiligen, welche Beteiligungsrechte gibt es. Feststehende Routineabläufe und weniger „risikohaltige“ Prozesse können zunächst ausgeklammert bleiben; vieles wird sich später im Ablauf regeln (lassen).
  • Sie beschreibt, welche Prozesse und Aufgaben nicht vollständig in der Pfarrei der Zukunft abgearbeitet, sondern mindestens teilweise ausgelagert werden (Verwaltungsunterstützung durch das Bistum).
  • Sie beschreibt, wie Verwaltungsprozesse in Zukunft gestaltet und nach neuen Qualitätsmaßstäben optimiert werden.

Prozesse

  • Es wird Schnittstellen geben zwischen solchen Prozessen und Aufgaben, die in der Pfarrei der Zukunft abzuarbeiten sind, und solchen, die an das Bistum übertragen sind; diese Schnittstellen sind zu definieren und mit der Bistumsverwaltung abzustimmen.
  • Die TPG modelliert die  in der Pfarrei der Zukunft zu bearbeitenden Prozesse und Prozessteile so weit, dass es möglich ist, den jeweils erforderlichen Aufwand abzuschätzen.
  • Dazu legt sie Aufwands-Abschätzungen vor, die eine grobe Bemessung der erforderlichen Personal-Ressourcen ermöglichen; es soll transparent sein, worauf diese Abschätzungen aufgebaut sind.

  • Wünschenswert wäre neben einer vollständigen Modellierung der Prozesse ein Prozesshandbuch; dieses Ziel könnte aber die Leistungsfähigkeit der TPG sprengen.
  • Das Pfarrbüro der Zukunft

    • Die TPG klärt und beschreibt die Funktionen (zB Büroleitung…), Aufgaben und Rollen im Pfarrbüro (für die inneren Verwaltungs-Vorgänge und für die Präsenz für das „Publikum“); sie beschreibt, wie die verschiedenen Funktionen und Rollen aufeinander bezogen sein sollen.
    • Die TPG ermittelt eine Standard-Personalbemessung der Pfarrbüros der Zukunft.
    • Die TPG wird prüfen, ob und wie kompatibel die erforderlichen Prozesse mit alternativen Arbeitsformen sind (also mit Telearbeit, flexibler Büronutzung etc.).
    • Die TPG legt Kriterien für Lage, Größe, Infrastruktur und Ausstattung des Pfarrbüros der Pfarrei der Zukunft fest.
    • Regeln und Kriterien für die Einrichtung und Gestaltung (Ort, Raum und Öffnungszeit) möglicher Außenstellen des Pfarrbüros (für pastorale Anliegen – etwa Anmeldungen, Bestellung von Mess-Intentionen…) sind zu entwickeln.
    • Es wird Aufgaben geben, die das Pfarrbüro der Zukunft zentral erfüllen kann und muss – und andere sind dezentral zu erfüllen; diese Aufgaben wird die TPG unterscheiden und gegeneinander abwiegen.
    • Die bisherige Verwaltungsorganisation Pfarrbüro wird zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Organisation Pfarrbüro der Pfarrei der Zukunft bzw. dessen Außenstellen übertragen werden; wer dabei welche Aufgaben hat, wird die TPG klären und beschreiben. Der Transfer soll als Projekt beschrieben sein.
  • Rahmen, Hintergrund, Orientierung am Synodenbeschluss

    • Das Abschlussdokument „heraus gerufen“ macht zur Neugestaltung des Pfarrbüros der Zukunft und seiner Prozesse keine ausdrücklichen Aussagen.
    • Erste Erfahrungen mit der Fortentwicklung aus der bisherigen Umgebung „Pfarrbüro“ liegen bereits vor:
      • Das Pfarrbüro Neuwied ist neu aufgestellt
      • das Kompetenzteam Pfarrbüro der Fachgruppe Organisations-Entwicklung im BGV hat Umgestaltungsprozesse initiiert und begleitet,
      • in einer Arbeitsgruppe „Pfarrbüro der Zukunft“ arbeiten Vertreterinnen des Berufsverbandes der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre, der Dechanten, des SB 1 zusammen,
      • Es gibt Kontakte zu Bistümern, die schon in ähnlichen Prozessen sind (Limburg, …).
    • Es gibt eine Verknüpfung zwischen dem Pfarrbüro der Zukunft und dem Bistumsprojekt DopKiG (online) .
    • Im Zusammenhang mit der bisherigen Unterstützung der Kirchengemeinden durch die Rendanturen liegen umfangreiche Aufgabenkataloge vor, die weitgehend übertragbar sind.
  • Gewünschtes Ergebnis, „Output“

    • Es gibt Prozessbeschreibungen.
    • Mobile Unterstützungsteams zum Support sind installiert.
    • Es gibt Qualifikationsprogramme für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
    • Es gibt eine Vorlage für das „Projekt: Transfer bisheriger Aufgaben und Prozesse in das Pfarrbüro der Zukunft“.
  • Meilensteine, Zeitplan

    • Diese TPG ist abhängig vom Ergebnis der TPG „Raumgliederung“. Ihre Arbeit hat Schnittstellen zur TPG „Aufbauorganisation und Leitungsteam“ und zur TPG „Rahmenkonzeption der Pfarrei der Zukunft“.
    • Die TPG hat Untergruppen (für Aufgabenpakete und für Testläufe); denen erteilt sie Aufträge und kontrolliert die Ergebnisse.
    • Die TPG konzipiert das „Verwaltungshandbuch“ und füllt es schrittweise mit Inhalten.
    • Die TPG sucht Kommunikation und Diskussion mit Expertinnen und Experten und mit Gesprächspartnerinnen aus der Praxis.
    • Die TPG nimmt Anpassungen und Feinschliff ihrer Zwischenergebnisse und Ergebnisse vor.
    • Die TPG legt ihre Ergebnisse zu einer ersten Inkraftsetzung vor.
    • Die TPG begleitet den Transfer vom alten ins neue Pfarrbüro.
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