Das Kompetenz-Team Pfarrbüro

Sie wollen Aufgabenfelder überprüfen und/oder neu strukturieren?

Wir helfen Ihnen und beraten Sie dabei - wenn es um eines oder mehrere dieser Themen geht:

Kommunikation im Pfarrbüro
Öffnungszeiten
Koordination mehrerer Arbeitsplätze
Einzelberatung am Arbeitsplatz
EDV statt Papier
Buchhaltung
Dokumentenmanagement
Zeitmanagement
Organisation der Gemeindeaktivitäten
Vermietungen
Einrichten eines Zentralbüros (Front-/ Back-Office)
Pfarrbüro als "Dienstleistungszentrum"
U.v.m.

Kontakt

Bischöfliches Generalvikariat Trier
SB 1.1 Organisationsentwicklung & Prozessmanagement
Frank Kilian

Mustorstraße 2 | 54290 Trier
Telefon 0651 7105-197

frank.kilian@bistum-trier.de

Ziel
Entwicklung neuer Strukturen und Abläufe im Pfarrbüro

Für
Pfarrer und Pfarrsekretärinnen, pastorale Mitarbeiter/-innen

Elemente

Vorabklärung telefonisch oder persönlich zu Motivation, Zielvorstellungen und Rahmenbedingungen
Kontrakt über die getroffenen Zielvereinbarungen
Analyse der Ausgangssituation anhand eines anonymen Fragebogens im Vorfeld
Ein-Tages-Workshop mit Präsentation der Fragebogenergebnisse, Festlegen der gemeinsamen Themen wie Überprüfung der Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche, Verbesserung der Arbeitsorganisation, Umstrukturierung der Öffnungs- und Arbeitszeiten, etc.
Entwickeln verbindlicher Absprachen und Vereinbarungen
Im Falle der Einrichtung eines Zentralbüros werden die dafürnotwendigen Grundlagen erarbeitet und definiert

Moderation
Ein Tag mit Beraterteam

Ziel
Verbesserung der Arbeitsorganisation in Einzelberatung

Für
Pfarrsekretärin und Pfarrer

Elemente

Info- und Abklärungsgespräch zwischen Beteiligten (1 Std.)
Beobachtungsphase mit Beraterin (2 Std.)
Auswertungs- und Vereinbarungsgespräch zwischen Beteiligten (1 Std.)

Moderation
½ Tag – 1 Beraterin

Ziel
Verbesserung der Arbeitsorganisation im Team

Für
Team der Pfarrsekretärinnen

Elemente

Istzustand per Blitzlichtrunde
Eruieren und Bearbeiten der zentralen Anliegen
Vereinbarungsphase
Feedbackrunde

Moderation
½ Tag oder 1 Tag (je nach Größe des Teams),
1 Beraterin oder 1 Beraterteam

Klausurtagungen, Open-Space Veranstaltungen, Zukunftswerkstätten/Zukunftskonferenzen und im Projektmanagement.

Ziel
Inhaltliche Klärung des Selbstverständnisses von Dienstund
Serviceorientierung im Kontext eines Pfarrbüros/
eines Zentralbüros zwischen Seelsorge und Management

Für
Pfarrer und Pfarrsekretärinnen,
pastorale und ehrenamtlich tätige Mitarbeiter/-innen

Elemente

persönliche Haltung zu „Dienstleistung“ und „Service“ entdecken – unsere Dienstleistungspersönlichkeit
Diskussion und Analyse der unterschiedlichen Sichtweisen
Zukunft/Vision „Unser Pfarrbüro in 10 Jahren“
Konzeptentwicklung mit Ziel-, Weg- und Handlungsoptionen

Moderation
1 Tag mit Beraterteam