Datum:
30. Juni 2026
Von:
Thomas Biewen
Das Protokoll einer Ratssitzung
Die Protokollerstellung ist nicht nur von der Ordnung für den Pfarrgemeinderat vorgeschrieben, sie erfüllt darüber hinaus mehrere wichtige und praktische Zwecke – sowohl intern für die Gremienarbeit als auch im Sinne von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Es ist ein zentrales Arbeits- und Nachweisinstrument.
Welchem Zweck dient das Protokoll?
1. Dokumentation der Beratungen und Beschlüsse
- Welche Themen wurden behandelt?
- verbindliche Dokumentation von Beschlüssen: Was wurde entschieden?
- unterschiedliche Meinungen oder Abstimmungsergebnisse können festgehalten werden.
2. Arbeitsgrundlage für die weitere Umsetzung
- Gedächtnisstütze für alle Mitglieder.
- Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen werden nachvollziehbar festgehalten.
- es bildet die Basis für die Weiterarbeit zwischen den Sitzungen.
3. Verbindlichkeit und Kontrolle
- Beschlüsse werden überprüfbar: Man kann später nachsehen, was beschlossen wurde und wie der Stand ist.
- Kontinuität der Arbeit wird gesichert, auch wenn sich Mitglieder im Rat ändern.
4. Transparenz gegenüber derPfarrei, den Gemeindemitgliedern
- damit wird die Arbeit des Rates nachvollziehbar.
5. Kirchenrechtliche und organisatorische Funktion
- ein Protokoll zur ordnungsgemäßen Gremienarbeit.
- es dokumentiert, dass der Pfarrgemeinderat seine beratende und mitgestaltende Aufgabe erfüllt hat.
Der Pfarrgemeinderat hat die Pflicht Ergebnisprotokolle zu erstellen und zu veröffentlichen:
In der Ordnung für den Pfarrgemeinderat heißt es unter § 3 (7):
"Der Pfarrgemeinderat berichtet mehrfach jährlich über seine Arbeit. Das beinhaltet die Veröffentlichung der Tagesordnung der jeweils nächsten Sitzung in ortsüblicher Weise (Schaukasten, Pfarrbrief, Webseite o.ä.) und die Veröffentlichung eines Ergebnisprotokolls."
Darüber hinaus sind die Protokolle gemäß § 12 (4) Zusammenarbeit mit dem Pastoralen Rauman der PGR-Ordnung an den Pastoralen Raum weiterzuleiten.
"Die Sitzungsprotokolle sind nach Genehmigung durch den Pfarrgemeinderat zur Information an das Leitungsteam und die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Rates des Pastoralen Raumes zu senden."
Wie sieht das praktisch aus?
Die Geschäftsordnung für den Pfarrgemeinderat definiert in § 14 (1 - 2) die Punkte, die das Protokoll beinhalten muss:
- Über jede Sitzung ist ein Ergebnis-Protokoll anzufertigen.
- Das Protokoll muss enthalten:
-
- Tag und Ort der Sitzung;
- die Namen der oder des Sitzungsvorsitzenden und der Schriftführerin oder des Schriftführers;
- die Namen der anwesenden und die Namen der zur Beratung zugezogenen Personen;
- die behandelten Tagesordnungspunkte;
- den Wortlaut der Beschlüsse und gegebenenfalls damit verbundene Zuständigkeiten;
- die Abstimmungs- und Wahlergebnisse."
Was gehört nicht ins Protokoll?
Achten Sie darauf, dass folgende Dinge nicht im Protokoll vermerkt werden:
- personenbezogene Daten
- interne Diskussionen
- vertrauliche Inhalte
Warum ist das so?
- Schutz der freien Meinungsäußerung im Gremium
- Schutz von personenbezogenen Daten
- Vermeidung von Konflikten durch Veröffentlichung interner Diskussionen(!)
Bitte achten Sie genau auf diese Einschränkungen!
Wie ist das mit der Genehmigung eines Protokolls?
§ 14 (3) PGR-O
Jedes Protokoll wird dem Pfarrgemeinderat in seiner nächsten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. Über Einsprüche gegen den Inhalt der Niederschrift ist zu beschließen. Die beschlossenen Änderungen sind in das Protokoll aufzunehmen.
Weil die Protokolle erst in der nächstfolgenden Ratssitzung genehmigt und damit gültig werden, geht u.U. einige Zeit ins Land, bis das Protokoll schließlich veröffentlicht werden darf. Das bezieht sich auch auf Auszüge oder Teile des Protokolls. Intern, also an die Ratsmitglieder kann das Entwurfsprotokoll zur Vorbereitung verschickt werden – das ist etwas anderes als eine Veröffentlichung. Eine öffentliche Veröffentlichung eines nicht genehmigten Protokolls wäre problematisch:
- es könnte inhaltlich falsch oder unvollständig sein.
- es kann datenschutzrechtliche oder vertrauensrechtliche Fragen aufwerfen (gerade bei sensiblen Punkten).
Also veröffentlicht werden darf grundsätzlich nur das genehmigte Protokoll.
Wie soll das Protokoll veröffentlicht werden?
Dies ist in § 14 (4) der Pfarrgemeinderats-Ordnung unter dem Punkt Protokoll geregelt.
"Das (genehmigte) Protokoll ist zu veröffentlichen. Jedes Mitglied der Pfarrgemeinde hat das Recht zur Einsichtnahme in die Protokolle."
Wie die Veröffentlichung aussieht, hängt von der Pfarrei ab und ist in §3 (7) der Pfarrgemeinderats-Ordnung geregelt.
"Der Pfarrgemeinderat berichtet mehrfach jährlich über seine Arbeit. Das beinhaltet die Veröffentlichung der Tagesordnung der jeweils nächsten Sitzung in ortsüblicher Weise (Schaukasten, Pfarrbrief, Webseite o.ä.) und die Veröffentlichung eines Ergebnisprotokolls."
Was bedeutet in diesem Fall „ortsüblich“? Wenn Sie bisher nur im Schaukasten und im Pfarrbrief die Protokolle und Informationen veröffentlicht haben, dann ist das ortsüblich. Wenn Sie aber einen größeren Kreis von Menschen erreichen wollen, nutzen Sie weitere Möglichkeiten. Ob das die Website, Amtsblätter, die sozialen Medien sind, das ist eine Entscheidung des Rates. Damit kommen Sie nicht nur der Pflicht zur Veröffentlichung nach, Sie zeigen der Öffentlichkeit, was Sie tun, wie Sie sich engagieren, welche Themen in Ihrer Pfarrei diskutiert werden, um welche Dinge Sie sich kümmern.
Die Regelungen können Sie in der Broschüre Räteordnungen zur Wahl der Räte im Bistum Trier nachlesen: