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Fachstelle für Büchereiarbeit im Bistum Trier

Änderungen der Datenschutzrichtlinien

Ab dem 25. Mai 2018 wird die aktuelle europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft gesetzt. Sie dient dazu, EU-weit einheitliche Standards beim Datenschutz einzuführen. Auf diese Weise sollen die persönlichen Daten der EU-Bürger besser gegen Missbrauch geschützt werden. Damit erhält auch der kirchliche Datenschutz eine neue Rechtsgrundlage (KDG).
Der Borromäusverein (bv) hat für die Katholischen öffentlichen Büchereien auf seiner Internetseite unter dem Stichwort »Datenschutz« die wichtigsten Hintergrundinformationen gut nachvollziehbar zusammengestellt und erläutert, was Büchereien aktuell tun müssen und diese Informationen mit entsprechenden Mustertexten ergänzt: www.borromaeusverein.de/buechereiarbeit/datenschutz/

Um Ihnen den Zugang zu dem eher »sperrigen Thema« zusätzlich zu erleichtern, haben wir in diesem Merkblatt noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick zusammengetragen und die vom Borromäusverein erstellten Mustervorlagen für Sie soweit bearbeitet, dass Sie diese hier direkt herunterladen und mit Ihren KÖB-Daten ausfüllen können.

Wir müssen Sie darauf hinweisen, dass jede Bücherei aufgrund der neuen Richtlinie dazu verpflichtet ist, diese Änderungen zu übernehmen.  


Die neue Datenschutzverordnung:
Die Rechtsgrundlage für Katholische öffentliche Büchereien (KÖB) in Trägerschaft einer Einrichtung der katholischen Kirche (das kann auch ein katholisches Krankenhaus sein!) ist das „Gesetz über den kirchlichen Datenschutz“ (KDG), das in den vergangenen Wochen in den einzelnen Diözesen Deutschlands in Kraft gesetzt worden ist, nachzulesen für unser Bistum im: »Kirchlichen Amtsblatt für das Bistum Trier, 1. April 2018, Nr. 65«.
Diese neuen Regelungen haben zur Folge, dass für alle Büchereien Anpassungen nötig geworden sind.
Büchereien sind in der Verwaltung ihrer Benutzerdaten von den neuen Datenschutzrichtlinien betroffen: die DSGVO schreibt vor, dass überall da, wo Daten verarbeitet werden, auch erklärt werden muss, zu welchem Zweck dies geschieht und auf welcher Rechtsgrundlage. Da in KÖBs ständig Daten verarbeitet werden, müssen Sie an geeigneter Stelle über den Datenschutz informieren. Jeder Ausleihvorgang ist eine Datenverarbeitung, jede Neu-Anmeldung eines Benutzers, jede Mahnung. Der Aufruf einer Internetseite ebenfalls. Das betrifft also neben den Büchereien mit EDV-Einsatz auch alle KÖBs, die noch konventionell (mit Karten) arbeiten.

Informationspflicht nach außen
1.    Benutzungsordnung:
Alle Katholischen öffentlichen Büchereien müssen nach dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz ihre Benutzungsordnung um eine Anlage mit einer Datenschutzerklärung ergänzen. Da diese recht umfangreich ist, ergänzen Sie Ihre bisherige Benutzungsordnung um einen Hinweis, z. Bsp.: »Informationen zum Datenschutz in unserer Bücherei entnehmen Sie bitte der Anlage Datenschutz« und verweisen Sie auf den entsprechenden Anhang. Legen Sie die Benutzungsordnung und den Anhang gut sichtbar an der Ausleihtheke aus und weisen Sie Ihre Benutzer darauf hin. Zudem muss das Anmeldeformular/die Einverständniserklärung zur Benutzungsordnung aktualisiert werden. Dieses Formular ist ab dem 25. Mai 2018 neuen Lesern vorzulegen und zu unterschreiben.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Büchereiverwaltung konventionell (mit Buch- und Leserkarten) oder EDV-gestützt erfolgt. Bitte denken Sie daran, außer der gedruckten Fassung auch die Fassung auf Ihrer Internetseite zu ändern, wenn Sie dort eine Benutzungsordnung zur Einsicht bereitstellen. Dies gilt auch für die Büchereien, die ihre Benutzungsordnung im BVS eOPAC veröffentlicht haben (siehe Mustervorlagen).

2.    Büchereien mit einem BVS eOPAC müssen darüber hinaus mit dem Anbieter IBTC einen „Vertrag über Auftragsverarbeitung“ abschließen. Das können Sie ganz einfach im Kundenbereich auf der Internetseite (www.ibtc.de) erledigen.

3.    Internetseite:
Wichtig ist: Auf jede Internetseite gehören eine Datenschutzerklärung und ein Impressum. Die Datenschutzerklärung muss online einsehbar sein. Zuständig hierfür ist der Betreiber der Internetseite.
Wenn die Internetseite Ihrer Bücherei eine Unterseite (subside) zur Internetseite Ihrer Kirchen- oder der Zivilgemeinde gehört, ist die Datenschutzerklärung deren Aufgabe.
Haben Sie die Internetseite selbst, quasi privat erstellt, sind Sie als Bücherei selbst dafür verantwortlich, die aktuelle Datenschutzerklärung und das Impressum anzupassen und zu veröffentlichen (Mustertexte siehe: www.borromaeusverein.de/buechereiarbeit/datenschutz). Zusätzlich muss die Bücherei mit dem Provider, auf dessen Server die Seite liegt, einen »Vertrag zur Auftragsverarbeitung« abschließen. Dieser Vertrag ist in der Regel bei dem Provider direkt abrufbar.

Dokumentationspflicht
Die internen Dokumentationspflichten umfassen das »TOM-Verzeichnis« (Technich-organisatorische Maßnahmen) und das »Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten«. Darin werden alle Maßnahmen dokumentiert, die Sie in Ihrer Bücherei zum Thema Datenschutz getroffen haben. Das betrifft auch Büchereien, die zur Büchereiverwaltung Karteikarten nutzen! Denn auch hier müssen personenbezogene Daten geschützt werden, indem z. Bsp. festgelegt wird, wo die Benutzerkartei außerhalb der Öffnungszeiten verschlossen aufbewahrt wird oder wer beispielsweise einen Schlüssel zur Bücherei hat.
Für beide Verzeichnisse haben wir für Sie zwei entsprechende Mustervorlagen zum Ausfüllen vorbereitet.
»TOM« und das »Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten« müssen von Ihnen angelegt werden. Sie sind verpflichtet, Ihrem Datenschutzbeauftragten bzw. der Aufsichtsbehörde diese Verzeichnisse auf Nachfrage vorzulegen.
Zu guter Letzt:
Zurzeit sind die örtlichen Datenschutzbeauftragten leider noch nicht benannt. Bei Nachfragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Pfarrbüro.

Legen Sie die von Ihnen ergänzten und ausgefüllten Mustertexte für die Benutzungsordnung, die Internetseite und die beiden Texte zur Dokumentationspflicht den Verantwortlichen in Ihrer Pfarrei vor. Die Aktualisierungen sollten von der Pfarrei (Verwaltungsrat) offiziell abgesegnet werden.

Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen außerdem, keine private E-Mail-Adresse oder private Telefonnummern als »offiziellen Kontakt« der Bücherei im Büchereialltag zu nutzen (z. Bsp. auf der Internetseite der KÖB, auf Faltblättern, Lesezeichen oder ähnlichen Veröffentlichungen). Legen Sie sich eine neutrale KÖB-Adresse an, z. Bsp.: »Koeb-Musterhausen@xxx.de« auf die mehrere Teammitglieder zugreifen können.

Neue Broschüre zum Thema »Mitarbeiterfindung«

Neu erschienen ist die Handreichung Talente gesucht: Handreichung zur Mitarbeiterfindung für Katholische öffentliche Büchereien in Zeiten vom "Neuen Ehrenamt". Die Handreichung zur Mitarbeiterfindung wurde im Sachausschuss „Qualifikation & Ehrenamt“ der bv.-Fachkonferenz erarbeitet. Diese Handreichung soll Ihnen als Hilfestellung dienen, um neue Mitarbeiterinnen zu finden. Sie zeigt in fünf Schritten neue Wege in der Vorgehensweise auf.

Kostenloser Web-Opac für KÖBs aus dem Bistum Trier

Seit Dezember 2017 gibt es einen diözesanen Web-Katalog im Bistum Trier. In diesem Verbund-Katalog sind derzeit alle KÖBs, die bisher einen eigenen Web-Katalog eingerichtet haben, noch einmal bistumsweit im »MOBit« zusammengeschlossen. Der Online-Katalog umfasst derzeit rund 56.000 Medien. Der Vorteil für die Bücherei: das Angebot ist kostenlos und damit ohne zusätzlichen finanziellen Aufwand, da die Lizenzkosten für den Web-Opac von der Fachstelle übernommen werden.

Ein weiterer Vorteil: mit einem Klick lässt sich in allen Katalogen gleichzeitig recherchieren und erkennen, in welcher der angeschlossenen Büchereien die einzelnen Medien angeboten werden und ob sie gerade ausgeliehen sind oder nicht. Dies ist ein besonderer Vorteil für kooperierende Büchereien, um Medien auszutauschen oder Doppelbestellungen zu vermeiden. Selbstverständlich kann man auch in einzelnen Katalogen der angeschlossenen KÖBs recherchieren. Ein werbewirksamer Nebeneffekt für die Bücherei, denn über den Web-Katalog wird auch der Außenstehende auf die Bücherei aufmerksam, denn Adresse und Öffnungszeiten der KÖB werden ebenfalls sichtbar angezeigt.

Die Libell-e fliegt... – 120.000 Ausleihen

38 Büchereien – 9.479 Medien – 120.068 Ausleihen
Der Verbund libell-e Süd wächst weiter

Beinahe drei Jahre ist es her, dass unsere Onleihe www.libell-e.de gestartet ist. Heute wollen wir Ihnen einige Eckdaten zur Entwicklung der libell-e vorstellen:
Derzeit haben sich im Gesamtverbund 78 Büchereien zur libell-e.de zusammengeschlossen. In der libell-e Süd sind es momentan insgesamt 38 Büchereien aus sieben (Erz-)Diözesen¹, die zum 02.10. um weitere fünf Büchereien verstärkt werden. In unserem Bistum bereiten sich die Büchereien aus Neuwied-Engers und Tholey-Scheuern auf ihren Zustieg im Oktober vor. Damit sind es aus dem Bistum Trier insgesamt sechs Büchereien, die ein virtuelles Angebot rund um die Uhr bereithalten können.
Seit ihrem Start am 01.12.2014 hat sich die libell-e Süd folgendermaßen entwickelt²:
(Stand: 05.09.2017)

Bestand
  eBooks eAudios eMagazine Summe
2014 1.849 228 2 2.079
2015 3.728 625 117 4.470
2016 5.733 1.104 210 7.047
2017 7.607 1.641 231 9.479
Ausleihen
  eBooks eAudios eMagazine Gesamt
2014 1.529 217 21 1.767
2015 20.145 3.160 1.449 24.754
2016 36.262 5.454 3.203 44.919
2017 36.492 7.760 3.926 48.628
Gesamt 94.878 16.591 8.599 120.068

 Seit Bestehen der Libell-e sind damit bisher (05.09.207) 120.068 Medien ausgeliehen worden.

Anzahl der Nutzer
2014 2015 2016 2017 -
486 1.794 2.347 2.492 -

Damit ist der Bestand in 2016 im Vergleich zum Vorjahr um 2.432 Medien angewachsen. Statistisch wurde jedes Medium in 2016 somit 6,37 Mal entliehen und so erfreulich häufig genutzt.

Momentan werden monatlich im Wert von ca. 3.000 bis 3.500 Euro Medien angeschafft. Um den Bestandsaufbau für den Verbund kümmern sich zurzeit zwölf Büchereien zusammen mit zwei Fachstellen und dem Borromäusverein. Im Wechsel von zwei Wochen ist ein anderes Büchereiteam für die Auswahl der Medien zuständig. Dabei bringt jedes Team auch unterschiedliche Schwerpunkte mit ein. Mit diesem Verfahren ist ein aktueller, zeitgemäßer und auch abwechslungsreicher Bestandsaufbau gewährleistet.

Einmal im Jahr treffen sich die libell-e-Süd-Büchereien zu einem Verbundtreffen. In diesem Jahr sind 28 Büchereien der Einladung zum Treffen am 4. März in Mannheim gefolgt und haben sich über Themen rund um die Onleihe (Organisation, Finanzen, Werbung, Neuaufnahme von e-Magazinen, Ausleihmodalitäten, …) ausgetauscht.

Auch technisch entwickelt sich die libell-e.de weiter. Schon seit längerem ist es möglich, Titel vorzeitig zurückzugeben und dadurch diese für nachfolgende Leser/Hörer früher freizugeben. Diesen Service nehmen mittlerweile bis zu 25% der Leser in Anspruch³. Seit Dezember 2016 ist neben dem Streaming – auf dem PC - das Offline-Abspielen von eAudios auf IOS- und Android-Geräten über die neu gestaltete Onleihe-App möglich und nicht zuletzt zu erwähnen ist, dass immer mehr Verlage ihr Angebot der Onleihe zur Verfügung stellen.

Zum 02. Oktober 2018 wird es eine weitere Verbunderweiterung geben.

Förderung beim Onleihe-Einstieg

Das Bistum Trier unterstützt durch die Bereitstellung eigener Projektmittel Büchereien, die Interesse an einem eigenen Onleihe-Angebot haben. Das Projekt und damit die Förderung bzw. Bereitstellung der Bistumsmittel ist auf 5 Jahre angelegt und läuft maximal bis einschließlich 2018.

Dabei werden die KÖB besonders in den ersten 3 Jahren, die im Vergleich zu den Folgejahren die kostenintensivsten sind, mit rund 80% der entstehenden Kosten (Bsp.: Einrichtung der Onleihe, Service und Medienaufbau) gefördert. Eine Informationsveranstaltung für Neueinsteiger in den Verbund Süd ist für den Ende Januar 2018 in Mannheim geplant. Sollten Sie an einer Verbundteilnahme interessiert sein oder Fragen bzw. Interesse an weiterführenden Informationen (Voraussetzungen für die Verbundteilnahme, Zuschussmodalitäten u.a.m.) zu diesem Thema haben, können Sie sich gerne an Judith Meter Tel: 0651 7105-260 oder eMail: buechereiarbeit@bistum-trier.de wenden.


¹ Im Süd-Verbund sind Büchereien aus den (Erz-) Diözesen Essen, Freiburg, Köln, Limburg, Mainz, Rottenburg-Stuttgart und Trier vertreten.
² Statistische Nutzungsdaten von www.libell-e.de bereitgestellt von der divibib GmbH. Die Zahlen wurden am 05.09.2017 über das Statistiktool Pentaho über kundenportal.onleihe.de abgerufen.
³ Diese Zahl wurde beim divibib-Anwendertreffen 2017 mitgeteilt.

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