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Eine Form des ehrenamtlichen Engagements

Mitarbeit im Verwaltungsteam

Eine Möglichkeit des ehrenamtlichen Engagements ist die Mitarbeit in einem Verwaltungsteam. Verwaltungsteams sind Organe der Kirchengemeinde mit Mandat und Budget. In der Übergangsphase übernehmen sie vor allem Aufgaben, die bisher in Verwaltungsräten und Kirchengemeinderäten bearbeitet wurden. Auch hier sollen sich jedoch neue Profile ehrenamtlichen Engagements herausbilden.

Die ersten Verwaltungsteams einer neuen Pfarrei bilden sich aus den jetzigen Verwaltungsräten und Kirchengemeinderäten heraus. Drei Mitglieder müssen zusammenkommen, damit die Mindestgröße für ein Verwaltungsteam erreicht ist. Sie erhalten nach Wunsch und Absprache vom Leitungsteam ein Mandat und ein dazu passendes Budget und werden dann vom ersten Rat der Pfarrei für die Übergangszeit von zwei Jahren bestätigt.

Die Übernahme von Aufgaben im Verwaltungsbereich ist in der Regel verbunden mit der Verwaltung von Geldern und der Abwicklung von Geschäften. Deshalb ist es ein Anliegen, dieses ehrenamtliche Engagement rechtsverbindlich zu regeln. Das schaff t für alle Beteiligten Sicherheit und gewährleistet Verbindlichkeit

Die Rahmenbedingungen

  • Das Verwaltungsteam ist ein Organ der Kirchengemeinde, verankert im Kirchenvermögensver- waltungsgesetz (§ 2 KVVG 2020). Damit verbunden ist das Recht, im Rahmen des Mandats und des Budgets eigenständig zu arbeiten, aber auch die Pflicht, die übernommenen Aufgaben zu erfüllen.
  • Das Verwaltungsteam erhält ein Mandat, das ihm vom Leitungsteam erteilt wird (vgl. § 18 KVVG 2020). Das Mandat umfasst eine „Auftragsbeschreibung“. Die darin enthaltenen Aufgaben werden vom Verwaltungsteam vorgeschlagen und mit dem Leitungsteam abgestimmt.
  • Das Verwaltungsteam erhält ein Budget, das Teil des Haushaltsplans der Kirchengemeinde ist. Das Budget soll es dem Verwaltungsteam ermöglichen, die Aufgaben seines Mandats zu erfüllen (vgl. ebd.). Es wird vom Verwaltungsteam vorgeschlagen und mit dem Leitungsteam abgestimmt, das es in den Haushaltsplan einbringt. Der Haushaltsplan wird vom Rat der Pfarrei verabschiedet.
  • Bei seiner laufenden wirtschaftlichen Tätigkeit muss jedes Verwaltungsteam die vorgegebenen Abläufe des Rechnungswesens beachten. Dann kann das Verwaltungsteam seinen finanziellen Status jederzeit vollständig, zeitnah und transparent auf seiner individuellen Kostenstelle einsehen. Den Zahlungsverkehr übernimmt die Kirchengemeinde. Solange das Budget nicht überschritten wird, werden die Rechnungen, die zum Mandat passen, bezahlt.

Häufig gestellte Fragen

  • Macht ein Verwaltungsteam genau das Gleiche wie vorher der Verwaltungsrat? Switch

    Bisher waren Verwaltungsräte oder Kirchengemeinderäte für die Vermögensverwaltung der Kirchengemeinden in einem umfassenden Sinn zuständig und verantwortlich. Ein Verwaltungsteam kann sein Aufgabenpaket aus diesem Bereich wählen. Es kann aber auch Aufgaben geben, die darüber hinausgehen. Das Verwaltungsteam kann so mit dem Leitungsteam das Aufgabenpaket besser an die Interessen und Möglichkeiten anpassen. Die Gesamtsteuerung der Vermögensangelegenheiten einer Kirchengemeinde liegt beim Rat der Pfarrei.

    Verwaltungsteams können zum Beispiel (aber nicht nur)

    • für den Unterhalt und die Pflege von Kirchen und Kapellen sorgen
    • den „kleinen Bauunterhalt“ für Gebäude organisieren
    • geplante und genehmigte Baumaßnahmen betreuen
    • Liegenschaften verwalten (Vermietung und Verpachtung)
    • das Kollektenmanagement für bestimmte Kirchen übernehmen
    • Fundraisingmaßnahmen planen und durchführen

    und jeweils die zugehörigen Kostenplanungen für den Haushalt der Pfarrei erstellen. 

  • Wie bildet sich ein Verwaltungsteam? Switch

    Im Übergang werden Verwaltungsteams häufig aus Verwaltungsräten oder Kirchengemeinderäten der jetzigen Kirchengemeinden hervorgehen (vgl. § 28 KVVG 2020). Sie können aber auch auf Initiative von Personen zustandekommen, die sich an der Vermögensverwaltung beteiligen möchten, oder auf Initiative des Leitungsteams, das Verantwortliche für bestimmte Aufgaben sucht. Das Verwaltungsteam besteht aus mindestens drei Mitgliedern. Aus den Mitgliedern wählt das Team drei Personen, die als Vertretung nach außen fungieren.

  • Wie erfolgt die Mandatserteilung? Switch

    Die Mitglieder eines Verwaltungsteam einigen sich darüber, welche Aufgaben sie übernehmen möchten. Dann stimmt sich das Verwaltungsteam mit dem Leitungsteam darüber ab. Das Mandat wird dann schriftlich dokumentiert. Dazu wird es Mustervorlagen geben. Der Rat der Pfarrei muss das Verwaltungsteam bestätigen.

  • Welche Amtszeit hat ein Verwaltungsteam? Switch

    Die Amtszeit im Übergang beträgt zwei Jahre, im Regelfall dann vier Jahre (vgl. § 14 und § 28 KVVG 2020).

  • Kann das Verwaltungsteam über das Fabrikvermögen (etwa einer Kirche) bestimmen? Switch

    Für die Verwendung von Fabrikvermögen in den Grenzen ihrer Zweckbindungen sind das Leitungsteam und der Rat der Pfarrei verantwortlich – das gehört zur Haushaltsplanung. Ein Verwaltungsteam kann und soll jedoch für seine Aufgaben eine Budgetplanung machen und dabei vorschlagen, wie vorhandenes Fabrikvermögen mit passender Zweckbindung eingesetzt werden kann.

    Was ist Fabrikvermögen?

    Das Fabrikvermögen dient der Erhaltung und Ausstattung der Kirchen, zur Feier von Gottesdiensten sowie zur Erfüllung der Aufgaben der Pfarrei. Fabrikvermögen der bisherigen Kirchengemeinden bleiben an die bisherigen Zwecke örtlich gebunden.

  • Muss das Verwaltungsteam für jeden Eimer Farbe beim Leitungsteam anfragen? Switch

    Jedem Verwaltungsteam wird ein zu seinem Mandat passendes Budget zugewiesen. Im Rahmen seines Mandates hat es nicht nur das Recht, sondern sogar die Pflicht, anstehende Aufgaben aus seinem Budget eigenverantwortlich zu bewältigen. Die Bezahlung von Rechnungen und die Erstattung von Auslagen erfolgt über die Verwaltung der Kirchengemeinden.

  • Wie kommt ein Verwaltungsteam zu seinem Budget? Switch

    Jedes Verwaltungsteam wird überlegen, welche Mittel es benötigt, um die Aufgaben in seinem Mandat gut erfüllen zu können. Daraus entsteht eine Kostenplanung. Mit Vorschlägen zur Finanzierung, etwa Hinweisen auf vorhandene Spenden oder geeignetes Fabrikvermögen, wird daraus ein Teilhaushalt. Nach Abstimmung mit dem Leitungsteam geht dieser Teilhaushalt in die Haushaltsplanung der Kirchengemeinde ein. Wenn der Haushalt verabschiedet ist, steht auch das Budget des Verwaltungsteams zur Verfügung. Diese Planung findet jährlich statt.

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