Hinweisgebersystem

Wir haben auf unserer Homepage einen Link zu einem digitalen Hinweisgebersystem implementiert. Darüber können alle Meldenden Hinweise über rechtswidrige Handlungen abgeben. Dies ist sogar anonym möglich. Der Meldekanal ist so gestaltet, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. In der Meldung sollten möglichst alle Details der betreffenden Angelegenheit (betroffene Einrichtung, Identität von Beschuldigten, konkrete Schilderung des Schadensereignisses) und jeder verfügbare Beweis (Zeugen, Urkunden, Schriftverkehr) enthalten sein.

Der von der internen Meldestelle betriebene Meldekanal steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Zudem steht das digitale Hinweisgebersystem auch weiteren Personen, wie z.B. Mitarbeitenden von Lieferanten oder Selbständigen zur Verfügung.

Gemeldet werden können begründete Verdachtsmomente oder das Wissen über
tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr
wahrscheinlich erfolgen werden sowie über Versuche der Verschleierung solcher
Verstöße. Es geht um Verstöße (Handlungen oder Unterlassungen) sowie
missbräuchliches Verhalten im Rahmen einer beruflichen, dienstlichen oder
unternehmerischen Tätigkeit, insbesondere um:

1. Verstöße gegen Strafvorschriften,
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz
   von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten
   oder ihrer Vertretungsorgane dient, z.B. bei Vorschriften bzgl.
   a. Arbeitsschutz
   b. Gesundheitsschutz
   c. Mindestlohn
   d. Arbeitnehmerüberlassung
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie
   unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3
   a) bis t) HinSchG aufgeführt sind (dazu zählen u.a. Verstöße gegen
   Verbraucherschutzregelungen wie z.B. das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz
   (WBVG) oder Verstöße gegen Regelungen der IT-Sicherheit und des
   Datenschutzes)
4. Verstöße gegen Vergabevorschriften i.S. von § 2 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG,
5. Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen für Körperschaften und
   Personenhandelsgesellschaften.

Alle Meldungen über Vorfälle, die in den Anwendungsbereich des
Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, sind ernst zu nehmen, unabhängig davon wo und wie
sie eingehen. Wer eine solche Meldung empfängt, leitet sie über das digitale
Hinweisgebersystem des Bistums der internen Meldestelle zu.
Alle Meldungen werden von den Beauftragten (S3 Stabsstelle Revision) bearbeitet und
nach dem folgenden Verfahren vertraulich behandelt.

Was bedeutet Vertraulichkeit?
Die Identität sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Person, die
Gegenstand einer Meldung ist, darf ausschließlich den Personen, die für die
Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen
zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden
Personen bekannt werden. Dies gilt auch in Bezug auf sonstige Personen, die
gegebenenfalls in der Meldung erwähnt werden. Deshalb haben nur die für die
Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen internen
Meldestellenbeauftragten Zugriff auf die eingehenden Meldungen.

Wie läuft das Verfahren?

• Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Tagen den Eingang der Meldung.
• Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung.
• Die interne Meldestelle hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen.
• Die interne Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine schriftliche Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst – soweit rechtlich möglich - die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Welche Konsequenzen können sich anschließen?

Nach erfolgter Untersuchung werden ggf. notwendige Folgemaßnahmen eingeleitet. Dies können beispielsweise sein:

• Sanktionierung des Fehlverhaltens
• Einleitung von organisatorischen Verbesserungsmaßnahmen in der Abteilung, um entsprechende Vorfälle zukünftig zu vermeiden
• Weitergabe von Informationen an zuständige Behörden, z.B. an Strafverfolgungsbehörden, wenn tatsächliche Anhaltspunkte für eine Straftat

Hinweisgebende Personen, die hinreichend Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen, und die sich mit Hinweisen zu Verstößen im Sinne dieser Information an die interne Meldestelle gewandt haben, werden davor geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen: Sie müssen als Folge der Meldung keine ungerechtfertigten Maßnahmen und Behandlungen befürchten, auch wenn sich die Hinweise als unbegründet erweisen sollten.

Wenn hinweisgebende Personen feststellen, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihre Vorgesetzten oder - wenn ihnen dieser Weg nicht geeignet erscheint - deren übergeordnete Vorgesetzte oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die hinweisgebende Personen benachteiligen, werden arbeitsrechtlich sanktioniert. Darüber hinaus ist der Verursacher von Repressalien ggf. verpflichtet, der hinweisgebenden Person einen daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.

Personen, die eine Angelegenheit melden, von der sie wissen, dass sie unrichtig ist, wird der Schutz für hinweisgebende Personen nicht gewährt. Diese Personen müssen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.